Cách tự lấy, đồng bộ và phân tích báo cáo “Inbound Performance” Amazon trong Google Sheets

#Cách tự đồng bộ và nhập FBA Inbound Performance vào Google Sheets (cách Hopted)

Dùng kết nối Amazon với Google Sheets như Hopted, bạn thiết lập một lần rồi dữ liệu tự động được chuyển vào.

#Bước 1.

Cài tiện ích mở rộng Hopted và đăng nhập bằng tài khoản Google.

#Bước 2.

Kết nối an toàn Amazon Seller Central với Google Sheets bằng trình hướng dẫn tích hợp của Hopted.

#Bước 3.

Trong Google Sheets, từ danh sách các báo cáo Amazon Seller Central có sẵn, hãy chọn "FBA Inbound Performance" cho một khoảng ngày cụ thể. Dữ liệu có thể gần nhất như "Last 24 hours" hoặc khoảng tùy chỉnh lùi xa tới 35 tháng. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn "Include records for the last 30 days".

#Bước 4.

Chọn các cột cần dùng: ASIN, SKU, FBA Box ID, FBA Shipment ID, Fee total, alert, problem level, problem quantity và trường khác.

#Bước 5.

Đặt lịch. Chọn tần suất xuất và làm mới vấn đề lô nhập kho — mỗi giờ, mỗi ngày hoặc ít thường xuyên hơn.

#Bước 6.

Lưu quy trình dữ liệu để xuất lỗi, vấn đề lô FBA từ Seller Central vào bảng tính thay vì xử lý CSV. Những vấn đề FBA trong bảng tính sẽ luôn cập nhật.

#FBA Inbound Performance là gì?

Báo cáo là bảng điều khiển trung tâm cho tình trạng lô FBA. Nó phân tách chi tiết lỗi trung tâm Amazon phát hiện khi nhận hàng, theo lô, thùng, SKU/FNSKU/ASIN, cùng phí và mức cảnh báo/hướng dẫn. Amazon cập nhật mỗi ngày.

Nhờ đó, đây là nguồn dữ liệu chuẩn để trả lời các câu hỏi như:

• Lô hàng nào phát sinh phí không tuân thủ/dán nhãn, bao nhiêu?

• Loại vấn đề nào gây lỗi nhập theo trung tâm/SKU/tuần?

• Thiếu hoặc thừa hàng xảy ra ở đâu (dự kiến so với đã nhận)?

• 3PL/nhà cung cấp/kho nào có tỷ lệ lỗi cao nhất trên 1,000 đơn vị?

• Mức hướng dẫn / trạng thái cảnh báo nào cần xử lý để tránh đình chỉ?

• Lỗi mã vạch/nhãn có tăng mạnh cho ASIN/FNSKU cụ thể?

• Chi phí lỗi mỗi đơn vị là bao nhiêu, xu hướng thế nào?

• Thùng/lô nào nên khiếu nại hôm nay với bằng chứng?

• Đơn vị chuẩn bị hàng mới có tỷ lệ lỗi cao hơn đơn vị cũ không?

• ASIN nào hay bị gắn “Labeling Issue” nhất?

• Hàng hỏng có phổ biến hơn từ nhà cung cấp cụ thể?

#Cách phân tích, theo dõi hiệu suất lô nhập FBA trong bảng tính

Khi đã có luồng dữ liệu cập nhật, bạn có thể chuyển từ nhập liệu sang phân tích dữ liệu. Đó là sức mạnh của phân tích dữ liệu Amazon Seller Central trong trang tính và tạo mẫu bảng tính kiểu Excel cho Amazon.

Dưới đây là 3 ý tưởng mẫu bảng tính Amazon bạn có thể tạo ngay:

#Mẫu 1: bảng đánh giá đơn vị chuẩn bị hàng / nhà cung cấp

Đây là công cụ toàn diện cho quản lý tồn kho Amazon.

• Cách tạo: tạo bảng tổng hợp trong Google Sheets.

• Dòng: Supplier Name hoặc Prep Center Name (có thể cần thêm từ bảng khác bằng VLOOKUP).

• Cột: Problem Type

• Giá trị: SUM of Quantity with Problems

• Kết quả: thấy ngay nhà cung cấp gây nhiều “Damaged Items” nhất, đơn vị chuẩn bị gặp “Labeling Issues”.

#Mẫu 2: theo dõi “ASIN có vấn đề”

Tìm sản phẩm gặp nhiều vấn đề nhất.

• Cách tạo: một bảng tổng hợp khác.

• Dòng: ASIN

• Cột: Problem Type

• Giá trị: COUNT of Shipment ID

• Kết quả: cho thấy ASIN nào thường gặp vấn đề. Nếu một ASIN chiếm 80% lỗi “Unexpected Item”, hãy kiểm tra quy trình sản xuất hoặc đóng bộ sản phẩm đó.

#Mẫu 3: bảng điều khiển tỷ lệ lỗi

Theo dõi dữ liệu Amazon ở mức tổng quan.

• Cách tạo: dùng công thức đơn giản trong bảng dữ liệu gốc.

• Công thức 1: Total Defects = SUM(Quantity with Problems)

• Công thức 2: Total Units Received = SUM(Quantity Received)

• Công thức 3: Defect Rate = (Total Defects / Total Units Received) (định dạng phần trăm)

• Kết quả: vẽ Defect Rate theo thời gian bằng biểu đồ đường. Đây là chỉ số hàng đầu để chứng minh với đội ngũ, đối tác rằng quy trình nhập đang cải thiện.

#Những quy trình thường dùng với báo cáo này

• Phát hiện và khiếu nại phí, như lỗi nhập/dán nhãn, bằng chứng theo lô.

• Loại lỗi lặp lại (thùng sai nhãn, thừa/thiếu, mã không quét được) bằng xác định loại vấn đề × trung tâm × chuẩn bị hàng/3PL.

• Tránh đình chỉ gửi hàng vì cảnh báo chưa xử lý bằng chứng minh hành động khắc phục.

• Đạt SLA nhận hàng như cửa sổ đến 45/75 ngày bằng theo dõi trễ theo loại vấn đề/trung tâm.

#Câu hỏi về hiệu suất nhập kho FBA

Hỏi: có giúp tránh đình chỉ nhập không?
Có — theo dõi vấn đề chưa xử lý, chứng minh bước khắc phục để giải quyết cảnh báo hiệu suất nhập có thể hạn chế tạo lô.

Hỏi: problem-types thường gặp?
Lỗi nhãn, sai đơn vị/số lượng, nội dung thùng không khớp, mã vạch — dùng problem-type, performance-measurement-unit để đo và ưu tiên.

Hỏi: tải FBA Inbound Performance TSV/CSV thế nào?
Xem hướng dẫn trên để tự xuất vào bảng tính.

Hỏi: expected quantity khác received quantity?
Expected là bạn khai báo, received là trung tâm đếm. Dùng cả hai tìm thiếu/thừa theo lô, SKU.

Hỏi: tính tỷ lệ lỗi nhập FBA thế nào?
Defect rate = affected units / all received units, theo cùng khoảng ngày, phạm vi lô. Lấy tổng đã nhận từ dữ liệu nhận phù hợp, không chỉ dòng có vấn đề, tránh tính một đơn vị lỗi hai lần.

Hỏi: theo dõi phí không tuân thủ nhập được không?
Có — dùng fee-type, fee-total đo phí nhãn/không tuân thủ theo trung tâm, vấn đề, tuần.

Hỏi: Xác định trung tâm nhập nhiều vấn đề nhất thế nào?
Nhóm fulfillment-center-id với SUM(problem-quantity); thêm lỗi mỗi 1,000 đơn vị để so công bằng.

Hỏi: coaching level, alert status nghĩa gì?
Chỉ báo nghiêm trọng/khẩn cấp của Amazon để ưu tiên khắc phục, tránh hạn chế.

Hỏi: khiếu nại phí nhập bằng dữ liệu báo cáo thế nào?
Lọc theo lô/thùng, phí, tổng hợp PO/ảnh/BOL rồi mở yêu cầu tham chiếu mã trong báo cáo.

Hỏi: Cách tốt nhất để xuất dữ liệu Amazon Inbound Performance sang Excel và duy trì cập nhật là gì?
Tự động xuất hằng ngày → tab trung gian (staging) → các tab bảng tổng hợp/trang tổng quan với quy tắc làm mới và bản sao lưu hằng tuần. Xem hướng dẫn chi tiết ở trên.

Hỏi: theo dõi lỗi mã/nhãn để kiểm tra bao bì?
Lọc problem-type cho nhãn/mã, xem theo tuần, đánh dấu ASIN mã không quét lặp.

Hỏi: gộp nhiều thị trường vào một bảng tuân thủ nhập?
Có — thêm mã thị trường mỗi dòng, tổng hợp theo thị trường so tỷ lệ lỗi, phí.

Hỏi: chủ động tránh đình chỉ hiệu suất nhập?
Theo dõi alert-status ≠ “Resolved”, giao người phụ trách, giảm problem-type lặp bằng SOP nhà cung cấp/3PL.

Hỏi: cảnh báo lỗi nhập tăng mạnh thế nào?
Tạo thông báo có điều kiện cho cột xuất trong Sheets: Tools → Conditional notifications. Kích hoạt khi problem-quantity hoặc fees/unit vượt ngưỡng; gửi email cảnh báo Slack cho vận hành/3PL.

Hỏi: Hopted khác phần mềm khác cho người bán Amazon thế nào?
Nhiều công cụ buộc bạn dùng bảng điều khiển cố định và báo cáo dựng sẵn, đổi quy trình để hợp phần mềm. Hopted làm ngược lại: lớp tự động hóa dữ liệu linh hoạt chạy ngay trong bảng tính hiện có như Google Sheets. Không cần học hệ thống mới, Hopted đưa dữ liệu Amazon rời rạc như bán hàng, tồn kho, đơn về cho bạn. Bạn tạo báo cáo và tác vụ tự động theo đúng nhu cầu, thay vì theo công cụ cứng nhắc.

#Tài liệu tham chiếu báo cáo Amazon Seller Central

Ghi chú nguồn: Liên kết trong phần tham chiếu dẫn tới tài liệu báo cáo và trợ giúp Amazon Seller Central khi có.

Inbound Performance report cho thông tin chi tiết theo lô về vấn đề Amazon gặp với hàng FBA tại trung tâm.

Dùng để biết mặt hàng nào trong lô gặp vấn đề. Amazon có thể đưa hướng dẫn giúp tránh vấn đề sau này.