Cách tự động lấy, đồng bộ và phân tích Amazon “FBA Inbound Shipments” trong Google Sheets

#Cách tự động đồng bộ và nhập FBA Inbound Shipments vào Google Sheets (Dùng Hopted)

Dùng kết nối Amazon với Google Sheets như Hopted, bạn thiết lập một lần rồi dữ liệu tự động được chuyển vào.

#Bước 1.

Cài tiện ích mở rộng Hopted và đăng nhập bằng tài khoản Google.

#Bước 2.

Kết nối an toàn Amazon Seller Central với Google Sheets bằng trình hướng dẫn tích hợp của Hopted.

#Bước 3.

Trong Google Sheets, chọn “FBA Inbound Shipments” cùng khoảng ngày từ danh sách báo cáo Amazon Seller Central. Bạn chọn “Last 7 days” hoặc khoảng riêng tối đa 365 ngày trước. Ví dụ này dùng “Include records for the last 30 days”.

#Bước 4.

Chọn cột cần dùng: Shipment ID, Name, Status, SKU, FNSKU, Quantity (Đã gửi), Received Quantity, Discrepancy, Destination, Region, Need By Date và Store name.

#Bước 5.

Đặt lịch xuất, làm mới lô nhập mỗi giờ, ngày hoặc ít hơn. Chúng tôi khuyên dùng Daily để sớm thấy đổi từ Working sang Received.

#Bước 6.

Lưu quy trình để xuất lô FBA từ Seller Central vào bảng tính thay vì tải CSV tĩnh. Dữ liệu logistics nhập kho sẽ luôn được cập nhật.

#Amazon FBA Inbound Shipments Report là gì?

Báo cáo là nhật ký vận hành của mọi kế hoạch gửi hàng đến Amazon. Khác Inbound Performance tập trung lỗi và hướng dẫn cải thiện, Inbound Shipments tập trung logistics, đối soát. Theo dõi vòng đời hàng từ tạo kế hoạch đến khi Amazon đóng lô.

Báo cáo có dữ liệu cần để so số gửi với số Amazon nhận, là nguồn thống nhất trả lời:

• Lô nào có chênh lệch, thiếu hoặc thừa?

• Trạng thái hiện tại của lô bổ sung là gì: Working, Shipped, In-Transit, Delivered, Checked-In, Receiving, Closed?

• Bao nhiêu đơn vị đang nhập của một SKU?

• Lô được phân tới trung tâm nào (Destination)?

• Lô có đến kịp Need By Date không?

#Cách phân tích và theo dõi lô nhập FBA trong bảng tính

Khi đã có luồng dữ liệu cập nhật, bạn có thể chuyển từ nhập liệu sang phân tích dữ liệu. Đó là sức mạnh của phân tích dữ liệu Amazon Seller Central trong trang tính và tạo mẫu bảng tính kiểu Excel cho Amazon.

Dưới đây là 3 ý tưởng mẫu bảng tính Amazon bạn có thể tạo ngay:

#Mẫu 1: Theo dõi đối soát “Đơn vị thiếu”

Đây là cách dùng tài chính quan trọng nhất. Đánh dấu ngay lô Amazon nhận ít hơn số gửi, để mở điều tra trước khi hết hạn.

• Cách tạo: Bảng tổng hợp hoặc bộ lọc đơn giản.

• Hàng: Shipment ID và Name.

• Cột: SKU.

• Giá trị: Tổng Discrepancy, hoặc tính Received Quantity trừ Quantity.

• Lọc: Status = “CLOSED” và Discrepancy < 0.

• Ý nghĩa: Danh sách ưu tiên lô đã đóng có thiếu hàng. Thấy -10 ở lô Closed thì biết lô nào cần yêu cầu bồi hoàn.

#Mẫu 2: Bảng điều khiển “Luồng hàng nhập”

Dừng đoán lượng đang đến. Góc nhìn này có số cập nhật của hàng đang nhập nhưng chưa bán được.

• Cách tạo: Bảng tổng hợp.

• Hàng: SKU hoặc FNSKU.

• Cột: Status, chia nhóm Working, Shipped, Receiving.

• Giá trị: SUM của Quantity.

• Ý nghĩa: Tổng hàng đang trong luồng nhập từng sản phẩm. So tốc độ bán để quyết định cần thúc đơn mới hay đã dư hàng.

#Mẫu 3: Phân tích nơi đến và khu vực

Hiểu Amazon phân hàng tới đâu để tối ưu chi phí vận chuyển và cài đặt phân bổ.

• Cách tạo: Bảng tổng hợp.

• Hàng: Region, Destination (mã trung tâm).

• Giá trị: SUM của Quantity và COUNT của Shipment ID.

• Ý nghĩa: Phân bố logistics của bạn. Có 80% lô đến Bờ Tây không? Dữ liệu xác minh cài đặt Inventory Placement, hỗ trợ thương lượng giá theo nơi đến thường gặp.

#Những quy trình thường dùng với báo cáo này

• Đối soát lô: Tự phát hiện lô đóng có chênh lệch âm để tăng khả năng yêu cầu bồi hoàn hàng mất.

• Kiểm tra 3PL và trung tâm chuẩn bị: So bảng đóng gói với Received Quantity Amazon để xác nhận đối tác gửi đúng lượng đã tính tiền.

• Lập kế hoạch tồn: Theo dõi In-transit và Working để tránh đặt dư khi bổ sung.

• Hiệu quả vận chuyển: Theo dõi thời gian từ Shipped đến Delivered để đánh giá hiệu suất, thời gian giao.

#Câu hỏi thường gặp về FBA Inbound Shipments

Hỏi: Khác Inbound Performance thế nào?
Đáp: Inbound Shipments theo dõi logistics: lượng, trạng thái, nơi đến. Inbound Performance theo dõi tuân thủ: thiếu nhãn, an toàn, lỗi bao bì. Dùng Shipments theo tồn và Performance theo chỉ số tình trạng.

Hỏi: Vì sao chỉ số "Received Quantity" lại thay đổi theo thời gian?
Đáp: Khi Amazon xử lý lô hàng, trạng thái sẽ chuyển dần từ "Checked-In" sang "Receiving" rồi sang "Closed". Trong giai đoạn "Receiving", số lượng sẽ tăng dần theo từng lượt quét sản phẩm. Bạn nên đợi cho đến khi trạng thái chuyển sang "Closed" trước khi đối soát số liệu cuối cùng.

Hỏi: Có xem Need By Date không?
Đáp: Có. Hopted lấy Need By Date, quan trọng với hàng mùa vụ hoặc khuyến mãi có thời hạn, giúp hàng đến kịp.

Hỏi: Làm thế nào để xử lý các chênh lệch xuất hiện trong báo cáo này?
Đáp: Nếu báo cáo hiển thị chênh lệch âm (Thiếu hàng - Shortage) đối với lô hàng đã "Closed", bạn nên đối chiếu chéo với báo cáo Inventory Ledger để xác nhận các sự kiện nhận hàng, sau đó mở case với Amazon Seller Support kèm theo Shipment ID có trong báo cáo này.

Hỏi: Hỗ trợ nhiều cửa hàng không?
Đáp: Có Store name, Merchant Token để tập hợp logistics nhập của nhiều tài khoản Amazon vào một bảng tính.

Hỏi: Hopted khác phần mềm khác cho người bán Amazon thế nào?
Đáp: Nhiều công cụ buộc bạn theo bảng điều khiển, báo cáo dựng sẵn và đổi quy trình. Hopted là lớp tự động hóa linh hoạt chạy ngay trong bảng tính hiện có như Google Sheets. Dữ liệu Amazon rời rạc về bán hàng, tồn kho, đơn được đưa tới bạn, không cần học hệ thống mới. Bạn tạo báo cáo, tác vụ tự động theo nhu cầu riêng, không theo công cụ cứng nhắc.