Je Amazon-rapport "FBA Inbound Shipments" automatisch ophalen, synchroniseren en analyseren in Google Sheets

#Zo synchroniseer en importeer je het FBA Inbound Shipments Report automatisch in Google Sheets (met Hopted)

Met een integratie tussen Amazon en Google Sheets zoals Hopted stel je de koppeling één keer in. Daarna komen je gegevens automatisch binnen.

#Stap 1.

Installeer de Hopted-browserextensie en meld je aan met je Google-account.

#Stap 2.

Koppel je Amazon Seller Central veilig aan Google Sheets met de integratiewizard van Hopted.

#Stap 3.

Selecteer in Google Sheets "FBA Inbound Shipments" uit de lijst met beschikbare Amazon Seller Central-rapporten en kies een datumbereik. Dat kan zo recent zijn als "Last 7 days" (de afgelopen 7 dagen), of een eigen periode tot 365 dagen terug. Voor dit voorbeeld kiezen we "Include records for the last 30 days" (gegevens van de afgelopen 30 dagen opnemen).

#Stap 4.

Selecteer de kolommen die je nodig hebt: Shipment ID, Name, Status, SKU, FNSKU, Quantity (verzonden), Received Quantity, Discrepancy, Destination, Region, Need By Date en Store name.

#Stap 5.

Stel je schema in. Kies hoe vaak je de gegevens van je inkomende zendingen wilt exporteren en vernieuwen: elk uur, elke dag of minder vaak. We raden Daily (dagelijks) aan om statuswijzigingen van "Working" naar "Received" snel op te merken.

#Stap 6.

Sla je gegevensstroom op. Daarmee exporteer je je FBA-zendingsgegevens uit Seller Central naar spreadsheets, zonder statische CSV-downloads. Je gegevens over inkomende logistiek blijven voortaan up-to-date.

#Wat is het Amazon FBA Inbound Shipments Report?

Dit rapport is het operationele logboek van elk verzendplan dat je maakt om voorraad naar Amazon te sturen. Anders dan het rapport Inbound Performance, dat zich richt op gebreken en verbeteradvies, draait het rapport Inbound Shipments om logistiek en afstemming. Het volgt je voorraad vanaf het moment dat je een verzendplan maakt totdat Amazon de zending afsluit.

Het bevat de essentiële gegevens om wat je hebt verzonden te vergelijken met wat Amazon heeft ontvangen. Daarmee is het dé betrouwbare bron voor vragen zoals:

• Bij welke zendingen zijn er verschillen (tekorten of overschotten)?

• Wat is de huidige status van mijn aanvulorders (Working, Shipped, In-Transit, Delivered, Checked-In, Receiving, Closed)?

• Hoeveel stuks zijn er momenteel onderweg voor een bepaalde SKU?

• Aan welke fulfilmentcentra (Destination) zijn mijn zendingen toegewezen?

• Komen mijn zendingen aan vóór hun "Need By Date"?

#Zo analyseer en volg je je inkomende FBA-zendingen in spreadsheets

Nu je gegevens automatisch binnenkomen, kun je overstappen van gegevens invoeren naar gegevens analyseren. Daar zit de echte kracht van je Amazon Seller Central-gegevens analyseren in spreadsheets en je eigen Amazon-sjabloon in Excel-stijl bouwen.

Hier zijn 3 ideeën voor Amazon-spreadsheetsjablonen die je meteen kunt maken:

#Sjabloon 1: ontbrekende stuks opsporen en afstemmen

Dit is financieel gezien de belangrijkste toepassing. Je ziet direct bij welke zendingen Amazon minder stuks heeft ontvangen dan je hebt verstuurd, zodat je een onderzoek kunt aanvragen voordat de termijn verloopt.

• Zo bouw je het: Maak een draaitabel of gebruik een eenvoudig filter.

• Rijen: Shipment ID en Name.

• Kolommen: SKU.

• Waarden: Som van Discrepancy (of bereken Received Quantity min Quantity).

• Filter: Filter op Status = "CLOSED" en Discrepancy < 0.

• Wat je hiermee ziet: Een op prioriteit gesorteerde lijst van afgesloten zendingen waarbij voorraad ontbreekt. Zie je "-10" bij een zending met de status Closed, dan weet je precies waarvoor je een claim moet indienen.

#Sjabloon 2: het dashboard voor inkomende voorraad

Je hoeft niet meer te gokken hoeveel voorraad onderweg is. Dit overzicht geeft je een actueel aantal van de voorraad die binnenkomt, maar nog niet verkoopbaar is.

• Zo bouw je het: Maak een draaitabel.

• Rijen: SKU of FNSKU.

• Kolommen: Status (groepeer in categorieën: "Working", "Shipped", "Receiving").

• Waarden: SUM van Quantity.

• Wat je hiermee ziet: Het totale aantal stuks dat voor elk product onderweg of in voorbereiding is. Vergelijk dit met je verkoopsnelheid om te bepalen of je een nieuwe bestelling moet versnellen of juist te veel voorraad hebt.

#Sjabloon 3: bestemmingen en regio's analyseren

Begrijp waar Amazon je voorraad naartoe verdeelt om je verzendkosten en instellingen voor voorraadplaatsing te optimaliseren.

• Zo bouw je het: Maak een draaitabel.

• Rijen: Region en Destination (ID van het fulfilmentcentrum).

• Waarden: SUM van Quantity en COUNT van Shipment ID.

• Wat je hiermee ziet: Een uitsplitsing van je logistieke spreiding. Gaat 80% van je zendingen naar de Amerikaanse westkust? Met deze gegevens controleer je je instellingen voor Inventory Placement en onderhandel je met vervoerders over betere tarieven voor je meest voorkomende bestemmingen.

#Veelgebruikte werkprocessen met dit rapport

• Zendingen afstemmen: Ontdek automatisch afgesloten zendingen met negatieve verschillen om zo veel mogelijk vergoedingen voor verloren voorraad te kunnen claimen.

• 3PL's en voorbereidingscentra controleren: Controleer of je logistieke partners of voorbereidingscentra precies de aantallen verzenden die ze in rekening brengen. Vergelijk hun paklijsten met Amazons Received Quantity.

• Voorraadplanning: Volg de voorraadniveaus met de status In-transit en Working om te voorkomen dat je tijdens aanvulrondes te veel bestelt.

• Prestaties van vervoerders volgen: Meet de tijd tussen de statussen Shipped en Delivered om de efficiëntie en levertijden van vervoerders te beoordelen.

#Veelgestelde vragen over het FBA Inbound Shipments Report

V: Wat is het verschil tussen dit rapport en het rapport "Inbound Performance"?
A: Het rapport Inbound Shipments volgt de logistiek (aantallen, status, bestemmingen). Het rapport Inbound Performance volgt de naleving van voorschriften (ontbrekende etiketten, veiligheidsproblemen, verpakkingsgebreken). Gebruik Shipments om voorraad te volgen en Performance om kwaliteitsindicatoren bij te houden.

V: Waarom verandert "Received Quantity" in de loop van de tijd?
A: Terwijl Amazon je zending verwerkt, verandert de status van "Checked-In" naar "Receiving" en vervolgens "Closed". Tijdens "Receiving" loopt het aantal stap voor stap op naarmate stuks worden gescand. Wacht doorgaans tot de status "Closed" is voordat je de definitieve aantallen afstemt.

V: Kan ik de "Need By Date" van mijn zendingen zien?
A: Ja. Hopted haalt het veld Need By Date op. Dat is belangrijk voor seizoensartikelen en tijdgebonden acties en helpt je ervoor te zorgen dat je voorraad op tijd aankomt.

V: Wat doe ik met de verschillen in dit rapport?
A: Toont het rapport een negatief verschil (tekort) bij een zending met de status "Closed", vergelijk dit dan met het rapport Inventory Ledger om de ontvangsten te bevestigen. Open daarna een case bij Amazon Seller Support met de Shipment ID uit dit rapport.

V: Ondersteunt dit rapport meerdere winkels?
A: Ja. Het rapport bevat de velden Store name en Merchant Token, zodat je de inkomende logistiek van meerdere Amazon-accounts in één spreadsheet kunt samenbrengen.

V: Waarin verschilt Hopted van andere software voor Amazon-verkopers?
A: De meeste Amazon-tools dwingen je te werken met hun vaste dashboards en standaardrapporten. Je moet je werkwijze aanpassen aan hun software. Bij Hopted werkt het andersom. Het is een flexibele oplossing voor gegevensautomatisering die rechtstreeks in je bestaande spreadsheets werkt, zoals Google Sheets. Je hoeft geen nieuw systeem te leren: Hopted brengt al je verspreide Amazon-gegevens (verkopen, voorraad, bestellingen enz.) naar je toe. Zo bouw je volledig aangepaste rapporten en automatiseringen die je nodig hebt, afgestemd op jouw werkwijze.