Cách tự lấy, đồng bộ, phân tích báo cáo “FBA Inventory Ledger (Summary)” trong Google Sheets

#Cách tự đồng bộ, nhập FBA Inventory Ledger Summary vào Google Sheets (cách Hopted)

Dùng kết nối Amazon với Google Sheets như Hopted, bạn thiết lập một lần rồi dữ liệu tự động được chuyển vào.

#Bước 1.

Cài tiện ích mở rộng Hopted và đăng nhập bằng tài khoản Google.

#Bước 2.

Kết nối an toàn Amazon Seller Central với Google Sheets bằng trình hướng dẫn tích hợp của Hopted.

#Bước 3.

Trong Google Sheets, từ danh sách các báo cáo Amazon Seller Central có sẵn, hãy chọn "FBA Inventory Ledger (Summary)" theo khoảng ngày và kiểu tổng hợp cụ thể. Dữ liệu có thể gần nhất như "Last 7 days" hoặc khoảng tùy chỉnh lùi xa tới 35 tháng. Sau đó chọn Country để xem dữ liệu theo quốc gia hoặc Fulfillment center theo từng trung tâm hoàn tất đơn hàng, cùng các tùy chọn tổng hợp theo tháng, tuần hoặc ngày. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn "Include records for the last 30 days, aggregated by country, daily".

#Bước 4.

Chọn FNSKU, Disposition, Damaged, Found, Lost, Location, Starting and Ending Warehouse balance, trường khác.

#Bước 5.

Đặt tần suất xuất, làm mới lịch sử sự kiện tồn kho FBA — mỗi giờ, mỗi ngày hoặc ít hơn.

#Bước 6.

Lưu quy trình xuất lịch sử sự kiện Seller Central vào bảng tính thay CSV. Sổ tổng hợp sẽ luôn cập nhật.

#FBA Inventory Ledger (Summary) Amazon là gì?

Báo cáo cho toàn cảnh luồng tồn kho. Tổng hợp nhận, giao, hỏng, trả theo ASIN, trung tâm, ngày. Thay 1,000 lượt bán riêng, một dòng “Shipments: -1,000 units”. Dùng Summary để theo dõi KPI tổng quan hiệu quả.

• Phát hiện hao hụt (mất/hỏng/tìm thấy theo trung tâm).

• Góc nhìn rủi ro chuyển (đang vận chuyển, chuyển ròng).

• Giám sát trả hàng (xu hướng khách/nhà cung cấp).

• Tệp đối soát cuối tháng (công thức, kiểm tra sẵn).

Nhờ đó, đây là nguồn dữ liệu chuẩn để trả lời các câu hỏi như:

• Tổng mất/hỏng quý 3 bao nhiêu?

• Khách trả hàng tăng hay giảm tháng trước?

• Nhận vào FBA bao nhiêu so đã bán?

• Số dư cuối tháng theo SKU và quốc gia/trung tâm?

• Hao hụt mất/hỏng tuần/tháng bao nhiêu, ở đâu?

• Bao nhiêu đang chuyển giữa kho, có tăng không?

• Chuyển ròng, trả hàng khách/nhà cung cấp theo địa điểm?

• Sự kiện không xác định tăng ở đâu, mở rộng giai đoạn có giảm không?

#Cách phân tích, theo dõi sổ tồn kho tổng hợp trong bảng tính

Khi đã có luồng dữ liệu cập nhật, bạn có thể chuyển từ nhập liệu sang phân tích dữ liệu. Đó là sức mạnh của phân tích dữ liệu Amazon Seller Central trong trang tính và tạo mẫu bảng tính kiểu Excel cho Amazon.

Dưới đây là 3 ý tưởng mẫu bảng tính Amazon bạn có thể tạo ngay:

#Mẫu 1: tạo bảng điều khiển tồn kho cập nhật

Tạo biểu đồ luồng từ giai đoạn không chồng lấp. Giữ cùng tổng hợp ngày/tuần/tháng, phạm vi địa điểm. Cập nhật dòng giai đoạn đã có khi làm mới; không thêm tổng trùng, chồng lấp.

Cách tạo: Bảng tổng hợp.

• Dòng: Date, theo độ chi tiết đã chọn.

• Địa điểm: lọc Location cho nước hoặc trung tâm cần phân tích. Không trộn tổng quốc gia với tổng trung tâm.

• Giá trị: cộng Receipts, CustomerShipments, CustomerReturns, Damaged riêng.

• Kết quả: so số nhận với giao khách, theo dõi trả hàng, hỏng theo thời gian. Đây là số lượng, không phải tiền.

#Mẫu 2: theo dõi “Tình trạng ASIN”

Nhanh chóng xác định sản phẩm nhiều vấn đề nhất.

Cách tạo: một bảng tổng hợp khác.

• Dòng: ASIN.

• Giá trị: cộng CustomerReturns, Lost, Damaged, Disposed trong cột riêng.

• Lọc: cùng Date, phạm vi Location cho mọi ASIN. Mỗi giai đoạn chỉ một lần.

• Kết quả: xác định ASIN trả, mất, hỏng, tiêu hủy cao bất thường. So riêng từng số; dùng Detailed điều tra sự kiện.

#Mẫu 3: tỷ số “Nhập so với xuất”

So nhận nhập với giao khách trong cùng giai đoạn, địa điểm.

• Cách làm: bảng tổng hợp từ giai đoạn không chồng lấp, cùng phạm vi nước hoặc trung tâm.

• Dòng: Date hoặc Location.

• Giá trị: cộng Receipts, CustomerShipments riêng.

• Kết quả: tổng nhận chia trị tuyệt đối số giao khách. Dưới 1 nghĩa nhận ít hơn giao; trên 1 nhận nhiều hơn. Để trống nếu giao bằng không. So luồng, không số dư cuối.

#Những quy trình thường dùng với báo cáo này

• Chuyển số dư cuối tháng: chứng minh đầu → cuối theo SKU/trung tâm/quốc gia cho kế toán, kiểm tra.

• Nhìn rõ hao hụt: theo dõi mất/hỏng/tìm thấy, sự kiện không xác định theo nhịp tổng hợp cho bảng CFO.

• Vận chuyển mạng lưới: giám sát rủi ro chuyển, đang vận chuyển theo trung tâm/nước để bổ sung.

#Câu hỏi về FBA Inventory Ledger (Summary)

Hỏi: Summary khác Detailed?
Summary tổng hợp thời gian/địa điểm cho số dư; Detailed liệt kê biến động từng sự kiện để điều tra. Dùng cùng nhau.

Hỏi: tải Summary thế nào?
Thủ công: Reports → Fulfillment → Inventory Ledger → Summary view; chọn Daily/Weekly/Monthly, Country/FC; xuất TSV. Khuyến nghị tự lấy theo lịch. Xem trên.

Hỏi: In transit between warehouses nghĩa gì?
Đang chuyển giữa trung tâm, cột riêng, mặc định không tính đầu/cuối.

Hỏi: giảm Unknown events?
Mở rộng ngày; unknown xảy ra khi các phần sự kiện ở cửa sổ khác nhau.

Hỏi: tổng hợp theo trung tâm thay nước?
Có — đặt aggregateByLocation thành FC, mặc định COUNTRY, khi cấu hình Sync Summary.

Hỏi: theo dõi tồn kho FBA theo thời gian?
Hiệu quả nhất là đồng bộ chỉ số người bán Amazon từ Summary vào một mẫu bảng. Tạo cơ sở lịch sử, dễ lập biểu đồ theo dõi dữ liệu Amazon như hỏng, nhận, trả qua từng tháng.

Hỏi: Hopted khác phần mềm khác cho người bán Amazon thế nào?
Nhiều công cụ buộc bạn dùng bảng điều khiển cố định và báo cáo dựng sẵn, đổi quy trình để hợp phần mềm. Hopted làm ngược lại: lớp tự động hóa dữ liệu linh hoạt chạy ngay trong bảng tính hiện có như Google Sheets. Không cần học hệ thống mới, Hopted đưa dữ liệu Amazon rời rạc như bán hàng, tồn kho, đơn về cho bạn. Bạn tạo báo cáo và tác vụ tự động theo đúng nhu cầu, thay vì theo công cụ cứng nhắc.

#Tài liệu tham chiếu báo cáo Amazon Seller Central

Ghi chú nguồn: Liên kết trong phần tham chiếu dẫn tới tài liệu báo cáo và trợ giúp Amazon Seller Central khi có.

Inventory Ledger như sao kê ngân hàng của tồn kho. Đối soát đầu-cuối bằng số dư đầu, nhận, đơn khách, trả, điều chỉnh, rút và số dư cuối.

Dùng phân tích di chuyển đến, khỏi trung tâm, gồm bán, trả, rút, tiêu hủy, hỏng, mất, tìm thấy. Có lịch sử 18 tháng.

Để dùng sổ thay Daily Inventory History, Monthly Inventory History, Inventory Event Detail, Inventory Adjustments, Inventory Reconciliation, Received Inventory, xem Inventory Ledger report: How to find the information you need.

Summary của Inventory Ledger report cho lịch sử nhận, giao, điều chỉnh theo SKU, tình trạng như bán được, khách/hãng/trung tâm làm hỏng, hết hạn, nhà phân phối làm hỏng, lỗi.

Độ mới tùy tổng hợp. Daily: hôm qua thường có trong 24 giờ. Weekly: tuần trước thường có cuối thứ Hai. Monthly: tháng trước thường có cuối ngày thứ hai của tháng.

Các trường có sẵn trong báo cáo

Date
Ngày yêu cầu báo cáo

FNKSU
Mã Amazon gán cho sản phẩm lưu, xử lý từ trung tâm

ASIN
Mã 10 chữ/số duy nhất xác định mặt hàng do Amazon gán. Tìm trên trang chi tiết.

MSKU
Mã riêng bạn gán sản phẩm

Title
Tiêu đề sản phẩm

Disposition
Trạng thái sản phẩm, như bán được, hỏng

Starting warehouse balance
Đơn vị sẵn có tại trung tâm đầu giai đoạn

Receipts
Đơn vị nhận trong lô gửi trung tâm

Customer shipments
Giao đơn khách do Amazon xử lý đã hoàn thành

Customer returns
Đơn vị khách trả trung tâm, đưa lại tồn kho

Warehouse transfer in/out
Tổng đơn vị chuyển vào, ra trung tâm

Found
Đơn vị từng thiếu, đã tìm thấy, đưa lại tồn kho

Removed
Đơn vị rút qua đơn rút, gửi khỏi trung tâm

Lost
Đơn vị thiếu tại trung tâm, có thể đủ bồi hoàn hoặc đã bồi hoàn

Disposed
Đơn vị bị rút, tiêu hủy

Other events
Đơn vị xác định hỏng, có thể đủ bồi hoàn hoặc đã bồi hoàn, cùng trạng thái khác không thuộc định nghĩa còn lại

Ending warehouse balance
Đơn vị sẵn có tại trung tâm cuối giai đoạn

Unknown events
Chưa rõ loại sự kiện, chủ yếu do các phần sự kiện ở giai đoạn báo cáo khác. Mở rộng giai đoạn có thể giảm số không xác định.

In transit between warehouses
Đơn vị đang chuyển giữa trung tâm

Location
Quốc gia hoặc trung tâm có tồn kho, tùy Inventory location

Cách tìm thông tin cần thiết

Inventory Ledger report Amazon thay các báo cáo ngừng ngày 31 tháng 1 năm 2023:

• Daily Inventory History
• Monthly Inventory History
• Inventory Event Detail
• Inventory Adjustments
• Received Inventory
• Inventory Reconciliation

Dưới đây là chi tiết báo cáo ngừng, bước dùng sổ để truy cập thông tin trong báo cáo cũ.

Báo cáo Daily Inventory History

Báo cáo này trước đây cung cấp số lượng, vị trí và tình trạng hàng tồn kho theo ngày. Để trích xuất thông tin đó bằng báo cáo Sổ cái tồn kho (Inventory Ledger report), hãy thực hiện các bước sau:

• Chọn Inventory Ledger Summary trong Hopted
• Trong Aggregate report by location, chọn Fulfillment center hoặc Country.
• Trong Aggregate report by time period, chọn Day.

Báo cáo Monthly Inventory History

Báo cáo này trước đây cung cấp số lượng, vị trí và tình trạng hàng tồn kho theo tháng. Để trích xuất thông tin đó bằng báo cáo Sổ cái tồn kho (Inventory Ledger report), hãy thực hiện các bước sau:

• Chọn Inventory Ledger Summary trong Hopted
• Trong Aggregate report by location, chọn Fulfillment center hoặc Country.
• Trong Aggregate report by time period, chọn Month.

Báo cáo Inventory Reconciliation

Báo cáo này trước đây hiển thị chi tiết tồn kho ròng trong một khoảng thời gian cụ thể để phân tích biến động hàng tồn kho ra vào các trung tâm hoàn tất đơn hàng, bao gồm sản phẩm đã bán, trả lại, loại bỏ, tiêu hủy, hư hỏng, thất lạc và tìm thấy. Để trích xuất thông tin đó bằng báo cáo Sổ cái tồn kho (Inventory Ledger report), hãy thực hiện các bước sau:

• Chọn Inventory Ledger Summary trong Hopted
• Trong Aggregate report by location, chọn Country.
• Trong Aggregate report by time period, chọn Month.

Hàng đang vận chuyển

Inventory Reconciliation tính đang vận chuyển trong Beginning quantity, Ending quantity. Summary sổ mặc định không tính, có cột In transit between warehouses riêng. Để có cùng số đầu/cuối, tính:

• Beginning quantity của Inventory Reconciliation = Starting warehouse balance của Inventory Ledger + In transit between warehouses cuối tháng hoặc khoảng ngày trước
• Ending quantity của Inventory Reconciliation = Ending warehouse balance của Inventory Ledger + In transit between warehouses tháng hoặc khoảng ngày hiện tại

Ví dụ so Inventory Reconciliation với Inventory Ledger.

Giả sử cần đối soát FNSKU X001SL từ 7/1/2022 đến 7/31/2022. Vào sổ, chọn Summary, nhập X001SL trong Fulfillment network SKU (FNSKU), ngày 6/1/2022 đến 7/31/2022.