Cách tự động lấy, đồng bộ và phân tích báo cáo Amazon “All Orders” trong Google Sheets

#Cách tự động đồng bộ và nhập All Orders vào Google Sheets (Dùng Hopted)

Dùng kết nối Amazon với Google Sheets như Hopted, bạn thiết lập một lần rồi dữ liệu tự động được chuyển vào.

#Bước 1.

Cài tiện ích mở rộng Hopted và đăng nhập bằng tài khoản Google.

#Bước 2.

Kết nối an toàn Amazon Seller Central với Google Sheets bằng trình hướng dẫn tích hợp của Hopted.

#Bước 3.

Trong Google Sheets, chọn “All Orders (New or Updated)” cùng khoảng ngày từ danh sách báo cáo Amazon Seller Central. Bạn chọn gần nhất “Last 24 hours” hoặc khoảng riêng tối đa 1094 ngày trước. Ví dụ này dùng “Include records for the last 30 days”.

#Bước 4.

Chọn các cột cần dùng: Amazon Order ID, Amazon Order Item ID, status, quantity và các trường khác.

#Bước 5.

Đặt lịch xuất và làm mới đơn Amazon mỗi giờ, hằng ngày hoặc ít thường xuyên hơn.

#Bước 6.

Lưu quy trình dữ liệu để xuất đơn từ Seller Central vào bảng tính thay vì xử lý CSV. Các đơn trong bảng tính sẽ luôn được cập nhật.

#Amazon All Orders (New Or Updated) Report là gì?

All Orders (New or Updated) trả mọi đơn mới hoặc đã thay đổi trong khoảng chọn. Phù hợp với nguồn dữ liệu cập nhật theo thay đổi, khi đơn chuyển Pending → Unshipped → Shipped hoặc bị hủy, vì dựa vào Last Updated thay vì ngày đặt ban đầu.

• Phù hợp: Bảng điều khiển vận hành liên tục, theo dõi SLA/rủi ro, điều phối hoàn tất đơn hằng ngày, giám sát hủy đơn.

• Bao gồm: Đơn FBA và FBM theo từng thị trường.

• So sánh: Nếu cần lịch sử tĩnh theo thời điểm mua, dùng All Orders (By Order Date). Với dòng mặt hàng hoặc lô gửi, xem Amazon Fulfilled Shipments và báo cáo đơn cấp mặt hàng.

Nhờ đó, đây là nguồn dữ liệu chuẩn để trả lời các câu hỏi như:

• 24 giờ qua đã bán gì, gồm MFN và FBA?

• Đơn nào vừa bị hủy?

• Đa số đơn của tôi được gửi tới đâu?

• Tốc độ bán thực tế cập nhật đến hiện tại là bao nhiêu?

Xem các trường có sẵn trong tài liệu tham chiếu báo cáo Amazon Seller Central bên dưới.

#Cách phân tích và theo dõi đơn Amazon trong bảng tính

Khi đã có luồng dữ liệu cập nhật, bạn có thể chuyển từ nhập liệu sang phân tích dữ liệu. Đó là sức mạnh của phân tích dữ liệu Amazon Seller Central trong trang tính và tạo mẫu bảng tính kiểu Excel cho Amazon.

Đây là 4 ý tưởng mẫu trang tính Amazon bạn có thể tạo ngay:

#Mẫu 1: Xây bảng điều khiển doanh số cập nhật

Dùng dữ liệu cập nhật để tạo bảng điều khiển ở trang tính mới.

• Cách: Dùng SUMIFS hoặc bảng tổng hợp.

• Theo dõi:

  • Tổng doanh số (cộng Item price)

  • Số đơn vị bán (cộng Quantity purchased)

  • Đơn theo trạng thái (đếm Order id, nhóm theo Order status)

  • Doanh thu theo ASIN (bảng tổng hợp theo ASIN)

#Mẫu 2: Tạo danh sách hoàn tất đơn MFN cập nhật

Theo dõi dữ liệu Amazon trong Google Sheets để quản lý vận hành MFN (Merchant Fulfilled Network), tức người bán tự gửi.

• Cách: Dùng hàm FILTER hoặc QUERY ở trang tính mới.

• Công thức: =QUERY('All Orders Data'!A:Z, "SELECT * WHERE G = 'MFN' AND D = 'Unshipped'") (Giả sử G là Fulfillment channel và D là Order status)

• Kết quả: Bạn có danh sách cập nhật các đơn MFN cần đóng gói, gửi đi. Chia sẻ bảng tính với nhóm kho.

#Mẫu 3: Phân tích doanh số theo khu vực

Thấy ngay nơi sản phẩm được ưa chuộng nhất.

• Cách: Tạo bảng tổng hợp.

• Hàng: Ship state hoặc Ship country

• Giá trị: SUM của Quantity purchased và SUM của Item price

• Kết quả: Báo cáo đơn giản về khu vực hiệu quả nhất, hỗ trợ quyết định tồn kho và chi quảng cáo.

#Mẫu 4: Theo dõi tỷ trọng đơn doanh nghiệp

Thấy ngay đơn Amazon Business của bạn

• Cách: Tạo danh sách.

• Hàng: Is business order

• Kết quả: Báo cáo đơn giản hiển thị đơn doanh nghiệp theo thị trường.

#Những quy trình thường dùng với báo cáo này

• Kiểm tra mức dịch vụ: Theo dõi Unshipped đã qua latest-ship-date.

• Bảng vận hành: Đơn mới và thay đổi hôm nay, thời hạn FBM cam kết, đợt tăng hủy đơn.

• Cơ cấu kênh: FBA so với FBM, tỷ trọng Prime, hiệu quả thị trường.

• Xử lý ngoại lệ: Tìm đơn mắc ở Pending hoặc Canceled tăng đột ngột.

• Kiểm tra tài chính cơ bản: Đối chiếu tổng đơn với quyết toán ở cấp tổng đơn.

• Quản lý đơn: Theo dõi đơn nào cần gửi với đơn do người bán tự hoàn tất.

#Câu hỏi thường gặp về đơn Amazon

Hỏi: Làm sao xuất hoặc tải CSV lịch sử đơn Amazon?
Xem hướng dẫn phía trên để tránh tải thủ công Order Reports từ Seller Central. Dữ liệu tự vào bảng tính nên không cần tải CSV. Tự lấy đơn vào bảng tính giúp bạn có lịch sử đơn mà không sao chép, dán thủ công.

Hỏi: New or Updated khác By Order Date thế nào?
New or Updated dựa vào LastUpdatedDate để lấy thay đổi trạng thái sau lúc mua. By Order Date là bản chụp tĩnh theo thời điểm mua ban đầu.

Hỏi: Có cả FBA và FBM không?
Có. Dùng fulfillment-channel tách AFN (FBA) với MFN (FBM) khi phân tích.

Hỏi: Nên đồng bộ bao lâu một lần?
FBM thường phù hợp mỗi giờ, nhóm FBA thường chọn hằng ngày. Chọn tần suất theo mức rủi ro SLA bạn chấp nhận.

Hỏi: Có thể phân tích mà không dùng mã lệnh không?
Có. Hopted ghi các dòng sạch, chuẩn hóa vào bảng, sẵn cho bảng tổng hợp và công thức.

Hỏi: Làm sao tránh trùng lặp?
Chúng tôi thêm hoặc cập nhật theo order-id và last-updated-date để thay đổi sau ghi đè đúng dòng trước.

Hỏi: Hopted khác phần mềm khác cho người bán Amazon thế nào?
Nhiều công cụ buộc bạn dùng bảng điều khiển cố định và báo cáo dựng sẵn, đổi quy trình để hợp phần mềm. Hopted làm ngược lại: lớp tự động hóa dữ liệu linh hoạt chạy ngay trong bảng tính hiện có như Google Sheets. Không cần học hệ thống mới, Hopted đưa dữ liệu Amazon rời rạc như bán hàng, tồn kho, đơn về cho bạn. Bạn tạo báo cáo và tác vụ tự động theo đúng nhu cầu, thay vì theo công cụ cứng nhắc.

Hỏi: Làm thế nào để tải đơn hàng Amazon vào Excel?
Có phương pháp tự động lấy dữ liệu đơn hàng Amazon vào các bảng tính. Hãy tham khảo hướng dẫn từng bước ở trên để xuất đơn hàng vào Google Sheets.

#Tài liệu tham chiếu báo cáo Amazon Seller Central

Ghi chú nguồn: Liên kết trong phần tham chiếu dẫn tới tài liệu báo cáo và trợ giúp Amazon Seller Central khi có.

Báo cáo cung cấp thông tin đơn, mặt hàng cho cả FBA và người bán tự gửi, gồm trạng thái, kênh hoàn tất đơn, kênh bán và chi tiết sản phẩm.

Không có dạng xem trực tuyến báo cáo này trong Seller Central.

Báo cáo gồm đơn gần đây dù đã gửi hay chưa, cả FBA và người bán tự gửi, giúp theo dõi và phân tích nhu cầu qua các kênh hoàn tất đơn, bán hàng.

Hopted lấy theo lần cập nhật cuối: các đơn được đặt hoặc thay đổi trong khoảng ngày chỉ định sẽ đồng bộ vào bảng tính.

Báo cáo không chứa thông tin định danh khách hàng.

Các trường dữ liệu chính trong All Orders Report

Khi lấy báo cáo Amazon vào bảng tính, bạn có các cột quan trọng như:

• amazon-order-id
• purchase-date
• last-updated-date
• order-status
• fulfillment-channel (AFN or MFN)
• sales-channel (e.g., Amazon.com, Amazon.ca)
• sku
• quantity-purchased
• item-price
• shipping-price
• ship-city
• ship-state
• ship-postal-code
• ship-country