Cách tự động lấy, đồng bộ và phân tích Amazon “FBA Reimbursements” trong Google Sheets

#Cách tự động đồng bộ và nhập FBA Reimbursements vào Google Sheets (Dùng Hopted)

Dùng kết nối Amazon với Google Sheets như Hopted, bạn thiết lập một lần rồi dữ liệu tự động được chuyển vào.

#Bước 1.

Cài tiện ích mở rộng Hopted và đăng nhập bằng tài khoản Google.

#Bước 2.

Kết nối an toàn Amazon Seller Central với Google Sheets bằng trình hướng dẫn tích hợp của Hopted.

#Bước 3.

Trong Google Sheets, chọn “FBA Reimbursements” cùng khoảng ngày từ danh sách báo cáo Amazon Seller Central. Bạn chọn “Last 24 hours” hoặc khoảng riêng tối đa 35 tháng trước. Ví dụ này dùng “Include records for the last 30 days”.

#Bước 4.

Chọn approval-date, reimbursement-id, case-id, reason, amount-total, quantity-reimbursed-cash, quantity-reimbursed-inventory và sku.

#Bước 5.

Đặt lịch xuất và làm mới dữ liệu bồi hoàn. Chúng tôi khuyên Weekly, vì khoản bồi hoàn có thể mất tới 5 ngày mới hiện sau phê duyệt.

#Bước 6.

Lưu quy trình để xuất lịch sử tiền thu hồi từ Seller Central vào bảng tính thay vì CSV. Dữ liệu thu hồi tài chính sẽ luôn được cập nhật.

#Amazon FBA Reimbursements Report là gì?

Báo cáo chi tiết từng khoản Amazon bồi hoàn cho bạn, gồm tiền cho:

• Hàng mất: Đơn vị biến mất khỏi trung tâm hoàn tất đơn.

• Hàng hỏng: Bị nhân viên Amazon làm bẹp hoặc phá hỏng, Warehouse Damaged.

• Hàng khách trả: Khách đã được hoàn tiền nhưng hàng không trở lại FBA.

Quan trọng là phân biệt bồi hoàn bằng tiền, tiền vào tài khoản, với bồi hoàn bằng hàng, Amazon thay đơn vị mất bằng đơn vị mới.

Nhờ đó, đây là nguồn dữ liệu chuẩn để trả lời các câu hỏi như:

• Tháng trước Amazon bồi hoàn bao nhiêu tiền, bao nhiêu bằng hàng?

• Yêu cầu 50 đơn vị mất đã thật sự được trả chưa?

• SKU có Warehouse Damage lặp lại, cho thấy lỗi bao bì không?

• Tôi đã được bồi hoàn cho trường hợp khách giữ hàng nhưng báo trả chưa?

• Khoản bồi hoàn có khớp Adjustments trong Inventory Ledger không?

#Cách phân tích và theo dõi khoản bồi hoàn FBA trong bảng tính

Khi đã có luồng dữ liệu cập nhật, bạn có thể chuyển từ nhập liệu sang phân tích dữ liệu. Đó là sức mạnh của phân tích dữ liệu Amazon Seller Central trong trang tính và tạo mẫu bảng tính kiểu Excel cho Amazon.

Dưới đây là 3 ý tưởng mẫu bảng tính Amazon bạn có thể tạo ngay:

#Mẫu 1: Bảng “Thu hồi tiền”

Kế toán cần con số này. Bồi hoàn là thu nhập chịu thuế hoặc thu hồi chi phí, nhưng thường nằm chìm trong Settlement.

Cách xây dựng:

• Hàng bảng tổng hợp: approval-date, nhóm tháng.

• Giá trị bảng tổng hợp: SUM of amount-total.

• Lọc: Bỏ dòng amount-total bằng 0, là hàng thay thế.

• Ý nghĩa: Sổ dòng tiền tháng gọn gàng, riêng tiền vào doanh nghiệp từ lỗi FBA. Thiết yếu cho báo cáo lãi lỗ chính xác.

#Mẫu 2: Theo dõi “Kiểm soát hư hỏng”

Nếu Amazon liên tục làm hỏng cùng sản phẩm, vấn đề không chỉ bồi hoàn mà còn bao bì.

Cách xây dựng:

• Hàng bảng tổng hợp: product-name hoặc sku.

• Cột bảng tổng hợp: reason, như Damaged_Warehouse, Lost_Warehouse.

• Giá trị bảng tổng hợp: COUNT of reimbursement-id.

• Sắp xếp: Grand Total giảm dần.

• Ý nghĩa: Một SKU có 50 lần Damaged_Warehouse cho thấy bao bì có thể quá yếu với băng chuyền Amazon. Gia cố thùng có thể tránh luôn việc nộp yêu cầu.

#Mẫu 3: Tách “Hàng thay thế và tiền”

Amazon thường thích thay hàng mất bằng đơn vị mới, hay tìm thấy nơi khác, hơn trả tiền. Điều này ảnh hưởng kế hoạch tồn.

Cách xây dựng:

• Công thức: Tính tỷ lệ SUM(quantity-reimbursed-cash) với SUM(quantity-reimbursed-inventory).

• Ý nghĩa: Nếu chủ yếu thay bằng hàng, không cần đặt lại quá mạnh. Nếu chủ yếu trả tiền, lượng thực đang giảm, cần gửi bổ sung ngay.

#Những quy trình thường dùng với báo cáo này

• Đối soát kế toán: Ghép từng đô-la trong cột Misc tài khoản ngân hàng với đơn vị mất cụ thể.

• Xác minh yêu cầu: Kiểm tra Case ID 12345 trong hỗ trợ đã dẫn đến trả tiền chưa.

• Điều chỉnh giá vốn: Bỏ đơn vị đã bồi hoàn khỏi Closing Stock để không nộp thuế cho hàng không còn.

• Tối ưu bao bì: Xác định sản phẩm bị hỏng tại kho nhiều bất thường.

#Câu hỏi thường gặp về bồi hoàn Amazon FBA

Hỏi: quantity-reimbursed-cash khác quantity-reimbursed-inventory thế nào?

• Cash: Amazon trả tiền cho hàng mất. Đơn vị đó không còn.

• Inventory: Amazon tìm được hoặc chuyển một đơn vị từ nơi giữ khác, thêm vào tồn thay hàng mất. Không có tiền, nhưng số tồn tăng lại.

Hỏi: Yêu cầu từ bao lâu trước được? Nhiều loại như hàng mất/hỏng tại kho cho phép tới 18 tháng. Tuy nhiên thay đổi chính sách gần đây rút ngắn một số loại. Kiểm tra tháng rất quan trọng để không lỡ hạn.

Hỏi: Vì sao bồi hoàn thấp hơn giá bán? Theo tiền thu ước tính, không phải toàn giá bán lẻ. Amazon trừ phí FBA, phí bán hàng bạn lẽ ra trả khi bán bình thường, và có thể dùng giá bán trung bình theo thời gian thay giá hiện tại.

Hỏi: Tự động nộp yêu cầu được không? Không tự động hoàn toàn việc nộp vì Amazon cần kiểm tra tay hoặc công cụ riêng. Nhưng có thể tự động kiểm tra với Hopted. Ghép Inventory Ledger để thấy ngay chênh lệch như Ledger báo mất, bồi hoàn 0, xác định cần nộp gì.

Hỏi: Có bồi hoàn lô nhập bị mất không? Có. Đối soát và Amazon nhận lỗi thì khoản trả hiện ở đây, thường Lost_Inbound.

Hỏi: Original Reimbursement ID là gì? Nếu trả nhầm, như đã trả rồi tìm thấy hàng, Amazon có thể đảo ngược bồi hoàn. Cột nối giao dịch đảo với khoản gốc để theo dõi toàn chuỗi.

Hỏi: Hopted khác phần mềm người bán Amazon khác thế nào? Phần lớn công cụ Amazon buộc bạn dùng bảng điều khiển cứng nhắc và báo cáo dựng sẵn của họ. Bạn phải đổi quy trình để hợp phần mềm. Với Hopted thì ngược lại. Đây là lớp tự động hóa dữ liệu linh hoạt, hoạt động ngay trong trang tính hiện có của bạn, như Google Sheets. Thay vì bắt học hệ thống mới, Hopted đưa dữ liệu Amazon phân tán như doanh số, tồn kho, đơn hàng đến bạn. Bạn có thể tạo báo cáo hoàn toàn tùy chỉnh và tự động hóa mà mình cần, không phải theo khuôn công cụ cứng nhắc.

#Tài liệu tham chiếu báo cáo Amazon Seller Central

Ghi chú nguồn: Liên kết trong phần tham chiếu dẫn tới tài liệu báo cáo và trợ giúp Amazon Seller Central khi có.

Reimbursements cung cấp chi tiết mọi khoản, gồm bạn yêu cầu và tự tạo.

Khoản bồi hoàn hiện trong tài khoản 4–5 ngày sau phê duyệt.

Đối với các khoản bồi hoàn bạn yêu cầu, hãy dùng case ID để xem chi tiết. Đối với các khoản bồi hoàn liên quan đến hoàn tiền cho khách, hãy dùng Amazon order ID để xem chi tiết.

Có thể mất tới năm ngày sau duyệt mới hiện trong báo cáo. Nhiều khoản cùng ngày cho cùng vấn đề có thể gộp một giao dịch.

Hopted tự lấy FBA Reimbursements từ Seller Central vào Google Sheets. Thử tại đây.

Tìm hiểu Amazon FBA inventory reimbursement policy.

Các trường có sẵn trong báo cáo

approval-date
Ngày khoản bồi hoàn được phê duyệt.

reimbursement-id
Mã duy nhất của khoản bồi hoàn, có thể gồm nhiều dòng mặt hàng.

case-id
Mã duy nhất cấp cho vụ việc khi yêu cầu bồi hoàn.

amazon-order-id
Mã đơn khách duy nhất. Trống nếu khoản bồi hoàn không gắn đơn.

reason
Lý do bồi hoàn, như Damaged: Warehouse.

Sku
Merchant SKU là mã duy nhất bạn gán cho sản phẩm.

fnsku
Fulfillment network SKU là mã duy nhất Fulfillment by Amazon gán cho sản phẩm.

asin
ASIN (Amazon Standard Identification Numbers) là mã duy nhất Amazon gán cho sản phẩm trong danh mục, thấy ở trang chi tiết.

product-name
Tên sản phẩm.

condition
Tình trạng mặt hàng, như New.

quantity
Tổng đơn vị được bồi hoàn trong dòng.

currency-unit
Tiền tệ của thị trường áp dụng.

amount-per-unit
Tiền bồi hoàn mỗi đơn vị trong dòng.

quantity-reimbursed-cash
Tổng đơn vị được bồi hoàn bằng tiền.

amount-total
Tổng tiền bồi hoàn của dòng.

quantity-reimbursed-inventory
Số đơn vị được bồi hoàn bằng hàng.

quantity-reimbursed-total
Tổng đơn vị bồi hoàn bằng tiền hoặc hàng: Quantity Reimbursed [Cash] + Quantity Reimbursed [Inventory].