Donner les bons accès à votre équipe

Il existe trois types d’accès distincts : votre propre accès Google à une feuille de calcul, l’accès de Hopted pour la maintenir synchronisée et l’appartenance au compte Hopted.

#Partager une feuille de calcul avec un collègue

Utilisez Share dans Google Sheets pour accorder à la personne les autorisations nécessaires à sa tâche. Un collaborateur disposant des droits de modification peut préparer les valeurs des cellules Writeback. Un administrateur du compte Hopted doit vérifier et envoyer ces modifications dans Hopted.

Si la personne doit gérer les paramètres Hopted ou envoyer des Writebacks, invitez-la également comme administrateur Hopted.

#Conserver l’accès de Hopted à la feuille de calcul

Lors de la configuration de la feuille de calcul, Hopted affiche l’adresse e-mail qui doit disposer de l’accès Editor. Conservez cet accès pour la feuille liée. Le supprimer peut interrompre les imports et les mises à jour.

Inviter un autre administrateur ne remplace pas cette étape de partage. Si une feuille signale un accès manquant, suivez Activer Hopted pour une feuille de calcul.

#Vérifier l’utilisation des collaborateurs

Ouvrez Settings → Usage pour voir les collaborateurs des feuilles liées à Hopted. Les administrateurs du compte sont affichés séparément des collaborateurs de feuille facturables. Vérifiez les feuilles indiquées pour déterminer qui a encore besoin d’un accès.

Les changements de capacité peuvent proposer de retirer des accès. Lisez attentivement la confirmation : supprimer des collaborateurs d’une feuille de calcul peut révoquer leur accès Google Drive aux fichiers indiqués.

#Retirer l’accès au bon endroit

Pour retirer l’accès à un fichier Google, modifiez les paramètres de partage de la feuille. Pour retirer les droits d’administration Hopted, utilisez Settings → Admins. Vérifiez les deux lorsqu’un collègue quitte l’équipe, car l’un ne remplace pas automatiquement l’autre.