Concedi ai colleghi l'accesso corretto

Esistono tre tipi distinti di accesso: il tuo accesso Google a un foglio di lavoro, l'accesso di Hopted per mantenerlo sincronizzato e l'appartenenza all'account Hopted.

#Condividi un foglio di lavoro con un collega

Usa Share in Google Sheets per concedere alla persona le autorizzazioni necessarie alla sua attività. Un collaboratore con accesso in modifica può aiutare a preparare i valori nelle celle Writeback. Un amministratore dell'account Hopted deve controllare e inviare queste modifiche tramite Hopted.

Se la persona deve gestire le impostazioni Hopted o inviare Writebacks, invitala anche come amministratore Hopted.

#Mantieni l'accesso di Hopted al foglio di lavoro

Durante la configurazione del foglio di lavoro, Hopted mostra l'indirizzo email che deve avere l'accesso Editor. Mantieni questa autorizzazione per il foglio collegato. Rimuoverla può interrompere le importazioni e gli aggiornamenti.

Invitare un altro amministratore non sostituisce questo passaggio di condivisione. Se un foglio segnala un accesso mancante, segui Abilitare Hopted per un foglio di lavoro.

#Controlla l'utilizzo dei collaboratori

Apri Settings → Usage per vedere i collaboratori nei fogli collegati a Hopted. Gli amministratori dell'account vengono mostrati separatamente dai collaboratori dei fogli conteggiati per la fatturazione. Controlla i fogli elencati quando decidi chi ha ancora bisogno dell'accesso.

Le modifiche alla capacità possono includere opzioni per rimuovere l'accesso. Leggi attentamente la conferma: rimuovere i collaboratori dei fogli può revocare il loro accesso Google Drive ai file elencati.

#Rimuovi l'accesso nel posto giusto

Per rimuovere l'accesso a un file Google, cambia le impostazioni di condivisione del foglio di lavoro. Per rimuovere l'accesso da amministratore Hopted, usa Settings → Admins. Controlla entrambi quando un collega lascia il team, perché uno non sostituisce automaticamente l'altro.