Zo haal je je Amazon-rapport "FBA Reserved Inventory" automatisch op, synchroniseer je het en analyseer je het in Google Sheets

#Het FBA Reserved Inventory-rapport automatisch synchroniseren en importeren in Google Sheets met Hopted

Met een integratie tussen Amazon en Google Sheets zoals Hopted stel je de koppeling één keer in. Daarna komen je gegevens automatisch binnen.

#Stap 1.

Installeer de Hopted-browserextensie en meld je aan met je Google-account.

#Stap 2.

Koppel je Amazon Seller Central veilig aan Google Sheets met de integratiewizard van Hopted.

#Stap 3.

Selecteer in Google Sheets "Reserved Inventory" in de lijst met beschikbare Amazon Seller Central-rapporten.

#Stap 4.

Selecteer de kolommen die je nodig hebt: sku, product-name, reserved-qty, reserved-customerorders, reserved-fc-transfers en reserved-fc-processing.

#Stap 5.

Stel je planning in. Kies hoe vaak je de uitsplitsing van je gereserveerde voorraad wilt exporteren en verversen. We raden een dagelijkse planning aan. Amazon verplaatst voortdurend voorraad en de status "FC Transfer" verandert snel.

#Stap 6.

Sla je gegevensstroom op. Hiermee exporteer je de details van je gereserveerde voorraad vanuit Seller Central naar spreadsheets, zonder gedoe met CSV's. Je overzicht van de voorraadbeschikbaarheid blijft altijd actueel.

#Wat is het Amazon FBA Reserved Inventory Report?

Dit rapport geeft een gedetailleerde uitsplitsing van waarom je voorraad op dit moment niet "Available" is voor directe verkoop. Op de hoofdvoorraadpagina staat alleen "Reserved", maar dit rapport splitst dat aantal op in drie onderdelen:

1. Reserved - Customer Orders: goed nieuws. Deze eenheden zijn verkocht, maar nog niet verzonden. Technisch gezien zijn ze al 'weg'.

2. Reserved - FC Transfers: neutraal nieuws. Amazon verplaatst deze eenheden van het ene magazijn naar het andere om je voorraad over het land te verspreiden, wat essentieel is voor Prime-badges. Ze zijn te koop, maar vaak met een latere verzenddatum, bijvoorbeeld "In stock on Nov 25" (op voorraad vanaf 25 november).

3. Reserved - FC Processing: meestal slecht nieuws. Deze eenheden zijn in het magazijn apart gezet. Dat kan zijn voor gewichtscontrole (Cubiscan), veiligheidsonderzoek of simpelweg omdat ze op de ontvangstlocatie wachten om te worden ingescand.

Daardoor is het dé betrouwbare bron om vragen te beantwoorden zoals:

• Waarom staat mijn aanbieding op "Backordered" terwijl ik vorige week 1.000 eenheden heb gestuurd? (Antwoord: ze staan waarschijnlijk op FC Transfer).

• Hoeveel eenheden heb ik vandaag daadwerkelijk verkocht die nog niet zijn verzonden?

• Staan mijn eenheden al meer dan 2 weken vast in "FC Processing"? (Dit wijst op een probleem).

• Moet ik nu meer voorraad sturen of wachten tot de eenheden met de status "FC Transfer" aankomen?

#Je gereserveerde voorraad analyseren en volgen in spreadsheets

Nu je gegevens automatisch binnenkomen, kun je overstappen van gegevens invoeren naar gegevens analyseren. Daar zit de echte kracht van je Amazon Seller Central-gegevens analyseren in spreadsheets en je eigen Amazon-sjabloon in Excel-stijl bouwen.

Hier zijn 3 ideeën voor Amazon-spreadsheetsjablonen die je meteen kunt maken:

#Sjabloon 1: je werkelijke verkoopsnelheid volgen

De "Sales"-rapporten van Amazon lopen vaak 24 uur achter. De kolom "Reserved - Customer Orders" geeft je vrijwel in realtime zicht op nog af te handelen verkopen.

Zo bouw je het:

• Rijen van de draaitabel: sku.

• Waarden van de draaitabel: SUM van reserved-customerorders.

• Wat je ermee ziet: het aantal stuks dat voor recente klantbestellingen (afgelopen 1–3 dagen) is gereserveerd maar nog niet is verzonden. Als dit aantal voor een specifieke SKU plotseling stijgt, gaat je product mogelijk viraal of loopt er een promotie waardoor je voorraad sneller opraakt dan je dacht.

#Sjabloon 2: het zwarte gat van "FC Transfer"

Wanneer Amazon een zending ontvangt, wordt die vaak over het land verspreid. In die periode, die tot 30 dagen kan duren, kan je conversie dalen doordat klanten de melding "In stock on [Future Date]" zien: pas op een latere datum op voorraad.

Zo bouw je het:

• Formule: bereken % in Transfer = reserved-fc-transfers / (Available Quantity + reserved-qty).

• Voorwaardelijke opmaak: markeer de cel als % in Transfer > 50%.

• Wat je ermee ziet: als 80% van je voorraad onderweg is tussen fulfilmentcentra, ben je kwetsbaar. Je hebt wel voorraad, maar klanten kunnen die niet morgen ontvangen. Overweeg intensieve PPC-campagnes uit te stellen totdat dit percentage daalt, zodat je geen advertentiebudget verspilt aan klanten die niet willen wachten.

#Sjabloon 3: het alarm voor "Processing"

Eenheden zouden niet lang in reserved-fc-processing moeten blijven staan. Gebeurt dat wel, dan is er iets mis.

Zo bouw je het:

• Trends volgen: maak een grafiek die de SUM van reserved-fc-processing dagelijks door de tijd volgt.

• Waarschuwing: als de lijn langer dan 7 dagen vlak blijft of stijgt zonder te dalen.

• Wat je ermee ziet: als 100 eenheden twee weken achter elkaar in "FC Processing" staan, open dan meteen een ticket bij Seller Support. Je voorraad kan zoekgeraakt of beschadigd zijn, of zonder dat je het weet een "Hazmat Review" ondergaan: een controle op gevaarlijke stoffen.

#Veelgebruikte werkprocessen met dit rapport

• PPC optimaliseren: pauzeer advertenties voor producten waarvan veel voorraad vastzit in "FC Transfer" (lange levertijden = lage conversie).

• Cashflowplanning: "Reserved - Customer Orders" staat voor omzet die binnenkort op je accountsaldo wordt bijgeschreven.

• Zendingen aansluiten: controleer of ontbrekende inkomende eenheden simpelweg in "FC Processing" staan en niet zijn zoekgeraakt.

• Aanvulling voorspellen: tel "Customer Orders" niet mee als bestaande voorraad wanneer je berekent hoeveel je de volgende keer moet bijbestellen.

#Veelgestelde vragen over gereserveerde Amazon FBA-voorraad

V: Kunnen klanten voorraad met de status "Reserved" kopen? Dat hangt af van het type.

• FC Transfer: ja, klanten kunnen deze voorraad kopen, maar zien een latere leverdatum.

• FC Processing: nee, doorgaans niet te koop totdat de verwerking is afgerond.

• Customer Orders: nee, deze eenheden zijn al aan iemand anders verkocht.

V: Hoelang duurt "FC Transfer"? Meestal 1 tot 5 dagen, maar tijdens Q4 of bij zwaar weer kan het tot 30 dagen duren voordat eenheden het fulfilmentcentrum van bestemming bereiken.

V: Waarom staat mijn voorraad in "FC Processing"? Veelvoorkomende redenen zijn controle van afmetingen (Cubiscan), echtheidscontrole, veiligheidsonderzoek of simpelweg een achterstand bij de ontvangst. Als je een Removal Order hebt aangemaakt, staan die eenheden ook in "FC Processing" totdat ze worden verzonden.

V: Telt voorraad met de status "Reserved" mee voor mijn opslaglimieten? Ja. Ook al is de voorraad niet "Available", hij bevindt zich fysiek in een magazijn of vrachtwagen van Amazon en telt dus mee voor je limieten voor opslagvolume.

V: Waarin verschilt Hopted van andere software voor Amazon-verkopers? De meeste Amazon-tools dwingen je te werken met hun vaste dashboards en standaardrapporten. Je moet je werkwijze aanpassen aan hun software. Bij Hopted werkt het andersom. Het is een flexibele oplossing voor gegevensautomatisering die rechtstreeks in je bestaande spreadsheets werkt, zoals Google Sheets. Je hoeft geen nieuw systeem te leren: Hopted brengt al je verspreide Amazon-gegevens (verkopen, voorraad, bestellingen enz.) naar je toe. Zo bouw je volledig aangepaste rapporten en automatiseringen die jij nodig hebt, afgestemd op jouw werkwijze.

#Naslaginformatie over het Amazon Seller Central-rapport

Bronvermelding: links in dit naslaggedeelte verwijzen waar beschikbaar naar rapportdocumentatie en helpartikelen van Amazon Seller Central.

Het Reserved Inventory-rapport geeft een uitsplitsing van eenheden in je voorraad met de status gereserveerd. Het rapport helpt je ook meer informatie over die gereserveerde eenheden te vinden.

Voorraad met de status gereserveerd kan gekoppeld zijn aan een klantbestelling, onderweg zijn tussen fulfilmentcentra of in een fulfilmentcentrum apart staan voor extra verwerking. Als je voorraad naar een ander fulfilmentcentrum wordt verzonden, is die nog steeds te koop.

Let op: Reserved quantity is niet opgenomen in Available of Unsellable quantities. Het totale aantal eenheden van een SKU in een zending naar een fulfilmentcentrum is gelijk aan Available quantity + Unsellable quantity + Reserved quantity + Inbound quantity.

Redenen voor de status gereserveerd. Eenheden kunnen om de volgende redenen deze status hebben:

• Customer order: deze eenheden worden gebruikt om klantbestellingen af te handelen.
• FC transfer: deze eenheden worden van het ene fulfilmentcentrum naar het andere verplaatst om de voorraad dichter bij klanten te brengen. Eenheden met de status FC transfer zijn te koop. Klanten kunnen echter een latere verzenddatum te zien krijgen als er in de fulfilmentcentra geen andere eenheden beschikbaar zijn voor directe afhandeling.
• Let op: het kan 22 tot 25 dagen duren voordat een transfer is afgerond. Soms duurt het langer en is onderzoek nodig, bijvoorbeeld bij vertragingen door weersomstandigheden.
• FC processing: deze eenheden zijn in het fulfilmentcentrum apart gezet voor extra verwerking, zoals controle van afmetingen en gewicht, lopend onderzoek of openstaande verwijderingsopdrachten. Ga voor meer informatie naar Remove inventory (overview).

Let op: als de eenheden niet apart zijn gezet maar toch onder FC processing staan, zijn ze niet nodig om aan de directe klantvraag te voldoen. Ze worden automatisch naar verkoopbare voorraad overgezet op basis van het beschikbare aantal.

Let op: wanneer voorraad wordt voorbereid voor een transfer naar een ander fulfilmentcentrum, kunnen die eenheden kort onder zowel FC transfer als FC processing staan. Eenheden in FC transfer zijn te koop, maar komen pas in aanmerking voor Prime-levering nadat ze naar het fulfilmentcentrum van bestemming zijn overgebracht.