Je Amazon-rapport "Seller Performance" automatisch ophalen, synchroniseren en analyseren in Google Sheets

#Zo synchroniseer en importeer je het Seller Performance Report automatisch in Google Sheets (met Hopted)

Met een integratie tussen Amazon en Google Sheets zoals Hopted stel je de koppeling één keer in. Daarna komen je gegevens automatisch binnen.

#Stap 1.

Installeer de Hopted-browserextensie en meld je aan met je Google-account.

#Stap 2.

Koppel je Amazon Seller Central veilig aan Google Sheets met de integratiewizard van Hopted.

#Stap 3.

Selecteer in Google Sheets "Seller Performance" uit de lijst met beschikbare Amazon Seller Central-rapporten.

#Stap 4.

Selecteer de belangrijkste kolommen om je accountgezondheid te bewaken:

• Algemene accountgezondheid: Account Status, AHR Score, AHR Status.

• Gebreken: Order Defect Rate FBA Rate, Order Defect Rate MFN Rate.

• Logistiek (FBM): Late Shipment Rate 1 / Rate, Valid Tracking Rate / Rate.

• Naleving van regels: Invoice Defect Rate Rate, Product Authenticity Customer Complaints Status, Listing Policy Violations Status.

#Stap 5.

Stel je schema in. Kies hoe vaak je de indicatoren voor je accountgezondheid wilt exporteren en vernieuwen. We raden Daily (dagelijks) aan. Voor beleidsovertredingen geldt vaak een reactietermijn van 24-48 uur. Als je die mist doordat je in het weekend niet hebt ingelogd, kan dat je account de kop kosten.

#Stap 6.

Sla je gegevensstroom op. Daarmee exporteer je je risico-indicatoren uit Seller Central naar spreadsheets, zonder handmatige downloads. Je systeem voor accountbewaking blijft voortaan up-to-date.

#Wat is het Amazon Seller Performance Report?

Dit rapport is de digitale hartslag van je verkopersaccount. Het brengt alle indicatoren samen waarmee Amazon bepaalt of je mag blijven verkopen.

Het verdeelt prestaties over drie hoofdpijlers:

1. Klantenserviceprestaties: (Order Defect Rate, terugboekingen, A-to-Z-claims).

2. Verzendprestaties: (Late Shipment Rate, Valid Tracking Rate, Pre-fulfillment Cancel Rate).

3. Naleving van beleid: (klachten over intellectueel eigendom, problemen met authenticiteit, voedselveiligheid, beperkte producten).

Het rapport maakt een belangrijk onderscheid tussen prestaties van FBA (verzending door Amazon) en MFN (verzending door de verkoper). Dat is essentieel: een logistiek probleem in je eigen magazijn hoort je FBA-aanbiedingen niet automatisch te benadelen, en andersom.

Daardoor is het dé betrouwbare bron om vragen te beantwoorden zoals:

• Nadert mijn Account Health Rating (AHR) gevaarlijk dicht de 99 (At Risk)?

• Heeft mijn 3PL-magazijn te veel bestellingen te laat verzonden, waardoor mijn MFN Late Shipment Rate sterk stijgt?

• Upload ik btw-facturen correct of stijgt mijn Invoice Defect Rate boven de 5%?

• Heb ik onbehandelde klachten over intellectueel eigendom over het hoofd gezien?

#Zo analyseer en volg je je accountgezondheid in spreadsheets

Nu je gegevens automatisch binnenkomen, kun je overstappen van gegevens invoeren naar gegevens analyseren. Daar zit de echte kracht van je Amazon Seller Central-gegevens analyseren in spreadsheets en je eigen Amazon-sjabloon in Excel-stijl bouwen.

Hier zijn 4 ideeën voor Amazon-spreadsheetsjablonen die je meteen kunt maken:

#Sjabloon 1: de trendlijn van je AHR-score

Amazons Account Health Rating (AHR) is een score van 0 tot 1000.

• Groen: 200-1000

• Geel (risico): 100-199

• Rood (kritiek): 0-99

Zo bouw je het:

• Grafiek: Maak een lijngrafiek die de AHR Score door de tijd volgt.

• Het inzicht: Als je score binnen een week daalt van 400 naar 250, heb je een structureel probleem, bijvoorbeeld een bot die je catalogus aanvalt, ook al sta je nog op "Green". Je moet ingrijpen voordat je geel bereikt.

#Sjabloon 2: je 3PL controleren op te late verzendingen

Als je zelf bestellingen verzendt (FBM), hangt veel af van de Late Shipment Rate (norm < 4%).

• Filter: Late Shipment Rate 1 / Rate > 0.03.

• Actie: Als deze indicator plotseling stijgt, schiet je magazijnteam of 3PL-dienstverlener tekort. Zet die SKU's meteen over naar FBA om je account te beschermen terwijl je de magazijnprocessen herstelt.

#Sjabloon 3: de noodwaarschuwing bij dreigende schorsing

Het probleem: De Order Defect Rate (ODR) moet onder 1% blijven. Bij 1,1% verlies je de Buy Box of word je geschorst. De oplossing: Gebruik de ingebouwde functie "Conditional Notifications" van Google Sheets.

Zo bouw je het:

1. Stel Hopted in om dit rapport dagelijks te synchroniseren.

2. Selecteer in Google Sheets de kolommen Order Defect Rate FBA Rate en Order Defect Rate MFN Rate.

3. Ga naar Tools > Conditional notifications > Add rule.

4. De regel: Stel de voorwaarde in op "Is greater than" en voer 0.009 in (0,9%).

5. De actie: voer je e-mailadres in.

6. Wat er gebeurt: Je krijgt direct een waarschuwing voordat je de grens van 1% bereikt. Je kunt de verkoop van de problematische SKU meteen stoppen of ontevreden klanten een terugbetaling geven om A-to-Z-claims te voorkomen.

#Sjabloon 4: een overzicht van meerdere markten

Het probleem: Als je in 8 landen verkoopt, heb je 8 verschillende dashboards voor accountgezondheid. Je mist makkelijk een belangrijke beleidswaarschuwing in Italië als je bezig bent met je Amerikaanse verkopen. De oplossing: Breng alle gegevens van je marketplaces samen in één overzicht met stoplichtkleuren.

Zo bouw je het:

1. Instellen: Zorg dat Hopted het Seller Performance-rapport voor al je gekoppelde marketplaces naar één hoofdblad synchroniseert, of voeg de gegevens onder elkaar toe.

2. Voorwaardelijke opmaak:

   • Markeer AHR Score < 200 rood.

   • Markeer ODR > 1% rood.

3. Wat je hiermee ziet: Eén tabel waarin je in één oogopslag de gezondheid van je hele internationale bedrijf ziet. Wordt de rij "Duitsland" rood, dan weet je precies waar je team vandaag de aandacht op moet richten, zonder in te loggen op 8 verschillende Seller Central-accounts.

#Veelgebruikte werkprocessen met dit rapport

• Bewijs voor bezwaar: Bij een schorsing kun je met de historische gegevens in dit blad aan Amazon laten zien dat de overtreding een op zichzelf staand incident was ("Kijk, onze ODR was de afgelopen 365 dagen 0,02%").

• Toelating tot FBM: Om via Merchant Fulfillment Prime aan te bieden (SFP), heb je perfecte prestaties nodig. Met dit rapport volg je of je aan de voorwaarden voldoet.

• VTR bewaken: Zorg dat je Valid Tracking Rate boven de 95% blijft om te voorkomen dat je FBM-aanbiedingen in bepaalde categorieën worden geblokkeerd.

#Veelgestelde vragen over Seller Performance-rapporten

V: Wat is de norm voor de Order Defect Rate (ODR)? Amazon vereist een ODR van minder dan 1%. Deel het aantal bestellingen met minstens één meetellend gebrek door alle bestellingen in de meetperiode. Tel elke bestelling met een gebrek maar één keer mee, ook als die meerdere gebreken heeft.

V: Wat is de Account Health Rating (AHR)? AHR is een nieuwe indicator (score 0-1000) die samenvat hoe goed je het beleid naleeft. Anders dan ODR, dat op een verhouding is gebaseerd, kent AHR punten toe aan overtredingen. Het verkopen van een beperkt product raakt je score bijvoorbeeld harder dan een fout in een productvariant. Je moet deze score boven 200 houden.

V: Wat is Invoice Defect Rate (IDR)? Deze indicator is specifiek voor Amazon Europa (UK, DE, FR, IT, ES) en meet het percentage bestellingen waarvoor je niet binnen 24 uur na verzending een btw-factuur hebt geüpload. De norm is < 5%. Niet voldoen kan leiden tot schorsing van je account op EU-marketplaces.

V: Hebben FBA-prestaties invloed op mijn MFN-verzendcijfers? Nee. Amazon houdt ze gescheiden. Als Amazon FBA te laat levert, telt dat niet mee voor jouw Late Shipment Rate. Negatieve feedback over een FBA-bestelling verschijnt echter wel in je ODR, tenzij je Amazon vraagt die door te strepen. Bij problemen met FBA-afhandeling doet Amazon dat meestal.

V: Wat is het verschil tussen "Suspected" en "Received" bij schendingen van intellectueel eigendom?

• Suspected Intellectual Property Violations: Deze meldingen worden geactiveerd door de bots (AI) van Amazon die de tekst of afbeeldingen van je aanbieding scannen. Meestal betekent het dat je een merknaam in je titel hebt gebruikt die niet overeenkomt met het veld Brand. Je kunt dit vaak oplossen door de aanbieding aan te passen.

• Received Intellectual Property Complaints: Dit zijn formele juridische klachten van een merkeigenaar (rechthebbende). Ze zijn veel ernstiger. Om ze te laten verwijderen heb je doorgaans een Letter of Authorization (LOA) nodig, of moet de rechthebbende de klacht intrekken.

V: Hoe wordt "Pre-Fulfillment Cancellation Rate" berekend en tellen verzoeken van kopers mee? Deze indicator meet het percentage bestellingen dat je hebt geannuleerd voordat je de verzending bevestigde. De norm is < 2.5%.

• Belangrijk: Als een klant je vraagt te annuleren, moet je in Seller Central de specifieke redencode "Buyer Cancelled" selecteren. Kies je "Out of Stock" of een andere reden, dan telt dit mee voor je prestaties. Als de klant je een bericht stuurt maar niet de officiële knop "Request Cancellation" gebruikt, kan het lastig worden. Vraag daarom altijd om die knop te gebruiken, zodat je percentage beschermd blijft.

V: Waarom is mijn "Valid Tracking Rate" (VTR) laag terwijl ik op tijd heb verzonden? VTR meet of het trackingnummer geldig was EN door de vervoerder is gescand. Een lage VTR ontstaat vaak als:

1. Je een vervoerder gebruikt die niet met Amazon is geïntegreerd.

2. Je trackingnummers met typefouten kopieert en plakt.

3. De vervoerder het pakket heeft opgehaald, maar de eerste scan heeft overgeslagen.

4. Je briefpost zonder tracking gebruikt, zoals Royal Mail 1st Class, maar die verkeerd hebt ingedeeld in de verzendbevestiging.

V: Waardoor krijgt een product de status "Food and Product Safety Issue"? Dit deel van het rapport markeert ASIN's waarvoor klanten hebben geklaagd over:

• Houdbaarheidsdatums: De klant heeft een artikel ontvangen waarvan de datum "ten minste houdbaar tot" is verstreken.

• Veiligheidsincidenten: De klant heeft een allergische reactie, brand of letsel gemeld.

• Productconditie: Klachten over "Used Sold as New" verschijnen hier vaak als de veiligheidsverzegeling verbroken was.

• Actie: Meestal moet je een Plan of Action (POA) en foto's van de houdbaarheidsdatums van je voorraad aanleveren om deze meldingen op te lossen.

V: Geldt "Invoice Defect Rate" ook voor FBA-bestellingen? Ja. Op marketplaces in het Verenigd Koninkrijk en de EU eist Amazon dat verkopers een btw-factuur verstrekken voor elke bestelling van een zakelijke klant, zowel FBA als MFN. Omdat je niet altijd weet of een koper zakelijk bestelt, is het veiliger om facturering voor alle bestellingen te automatiseren. Als je niet binnen 24 uur na verzending een factuur uploadt, heeft dat invloed op dit percentage.

V: Wat valt onder "Listing Policy Violations"? Dit is een verzamelcategorie voor problemen met gegevenskwaliteit. Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Dubbele aanbiedingen: Een nieuwe ASIN aanmaken voor een product dat al bestaat.

• Misbruik van varianten: Een "rode broodrooster" toevoegen als onderliggende variant van een "blauwe waterkoker" om de reviews over te nemen.

• HTML in de beschrijving: Code gebruiken in je productgegevens die niet aan de regels voldoet.

• Onjuiste categorie-indeling: Een product in een verkeerde bladercategorie plaatsen om kosten of beperkingen te omzeilen.

V: Mijn "AHR Status" is 'At Risk'. Hoeveel tijd heb ik voordat ik word geschorst? Als je AHR-score daalt naar geel (100-199) of de status "At Risk", ben je nog niet geschorst, maar wordt je account handmatig beoordeeld. Doorgaans krijg je een termijn, vaak 72 uur, om de zwaarste overtredingen uit het rapport aan te pakken. Los je ze niet op, of daalt je score naar rood (0-99), dan volgt automatisch een schorsing.

V: Wat is de norm voor "On-Time Delivery Rate" en is die verplicht? Voor standaard-FBM-bestellingen is de norm voor On-Time Delivery Rate (OTDR) > 97%. Een lage OTDR leidt meestal niet direct tot schorsing zoals een hoge ODR, maar verlengt wel je verwerkingstijd. Daardoor wordt je beloofde levertijd ruimer, wat je Buy Box-percentage onderuit haalt. Voor Seller Fulfilled Prime (SFP) is deze indicator verplicht en wordt die streng gehandhaafd.

V: Waarin verschilt Hopted van andere software voor Amazon-verkopers? De meeste Amazon-tools dwingen je te werken met hun vaste dashboards en standaardrapporten. Je moet je werkwijze aanpassen aan hun software. Bij Hopted werkt het andersom. Het is een flexibele oplossing voor gegevensautomatisering die rechtstreeks in je bestaande spreadsheets werkt, zoals Google Sheets. Je hoeft geen nieuw systeem te leren: Hopted brengt al je verspreide Amazon-gegevens (verkopen, voorraad, accountgezondheid) naar je toe. Zo bouw je volledig aangepaste waarschuwingen en historische archieven die jij nodig hebt, afgestemd op jouw werkwijze.