Je Amazon-rapport “FBA Returns” automatisch ophalen, synchroniseren en analyseren in Google Sheets

#FBA Returns automatisch synchroniseren en importeren in Google Sheets met Hopted

Met een integratie tussen Amazon en Google Sheets zoals Hopted stel je de koppeling één keer in. Daarna komen je gegevens automatisch binnen.

#Stap 1.

Installeer de Hopted-browserextensie en meld je aan met je Google-account.

#Stap 2.

Koppel je Amazon Seller Central veilig aan Google Sheets met de integratiewizard van Hopted.

#Stap 3.

Kies in Google Sheets uit de beschikbare Amazon Seller Central-rapporten “FBA Returns” voor een bepaalde periode. Dat kan bijvoorbeeld “Last 24 hours” zijn, of een aangepaste periode tot 35 maanden terug. Voor dit voorbeeld kiezen we “Include records from 18 months ago”: gegevens vanaf 18 maanden geleden opnemen.

#Stap 4.

Selecteer de kolommen die je nodig hebt: Amazon Order ID, ASIN, disposition (artikelconditie), returns reason (retourreden) en andere velden.

#Stap 5.

Stel je planning in. Kies hoe vaak je je Amazon FBA-retouren wilt exporteren en vernieuwen: elk uur, elke dag of minder vaak.

#Stap 6.

Sla je gegevenskoppeling op. Hiermee exporteer je je Amazon FBA-retouren vanuit Seller Central naar spreadsheets, zonder gedoe met CSV-bestanden. De bestellingen in je spreadsheets blijven voortaan actueel.

#Wat is het Amazon-rapport FBA Returns?

Het rapport FBA Customer Returns toont door klanten geretourneerde artikelen die bij een Amazon-fulfilmentcentrum zijn ontvangen. Het bevat Return Reason (retourreden) en Disposition (artikelconditie), bijvoorbeeld verkoopbaar, door de klant beschadigd of defect. Het maakt deel uit van Amazons FBA Customer Concessions-rapporten en is bedoeld voor FBA-verkopers.

Vooral geschikt voor:

• ASIN’s met veel retouren en de belangrijkste redenen vinden, zoals pasvorm, defecten of een afwijkende beschrijving.

• Artikelcondities volgen om te zien welke eenheden verloren zijn en welke weer op voorraad kunnen.

• Klantopmerkingen verzamelen om de kwaliteit te verbeteren.

Let op: Sommige klanten krijgen een terugbetaling zonder het artikel fysiek te retourneren. Die gevallen staan hier niet in; gebruik de rapporten FBA Reimbursements om ze te controleren.

Dit rapport beantwoordt de twee belangrijkste vragen over productkwaliteit:

1. WAAROM wordt dit product geretourneerd? (De kolom reason)

2. WAT is de conditie van het geretourneerde artikel? (De kolom detailed-disposition)

#Je Amazon FBA-retouren analyseren en volgen in spreadsheets

Nu je gegevens automatisch binnenkomen, kun je overstappen van gegevens invoeren naar gegevens analyseren. Daar zit de echte kracht van je Amazon Seller Central-gegevens analyseren in spreadsheets en je eigen Amazon-sjabloon in Excel-stijl bouwen.

Hier zijn 3 ideeën voor Amazon-spreadsheetsjablonen die je meteen kunt maken:

#Sjabloon 1: vind je probleem-SKU’s

Dit rapport beantwoordt de vraag: “Welke van mijn producten worden het vaakst geretourneerd?”

1. Maak een draaitabel van je Hopted-gegevensblad.

2. Rijen: Voeg SKU en Product name toe.

3. Waarden: Voeg Order id toe, samengevat met COUNTA.

4. Sorteren: Sorteer aflopend op “COUNTA of order-id”.

Resultaat: Je hebt nu een ranglijst van je meest geretourneerde producten. Begin hier met zoeken naar problemen.

#Sjabloon 2: analyseer waarom klanten je producten retourneren

Dit rapport beantwoordt de vragen: “Klopt mijn productinformatie niet? Is mijn product defect?”

1. Maak nog een draaitabel.

2. Rijen: Voeg Reason toe.

3. Waarden: Voeg Order id toe, samengevat met COUNTA.

4. AI: Ondersteunt je Google Sheets-abonnement de AI-functie, probeer dan =AI("Categorize this return reason", A2). Vervang A2 door de cel met de retourreden. Genereer het resultaat en controleer de categorie voordat je die gebruikt.

Resultaat: Je ziet direct je belangrijkste retourredenen en categorieën. Veel “NOT_AS_DESCRIBED” betekent dat je je productinformatie moet aanpassen. Veel “ITEM_DEFECTIVE” wijst op een ernstig probleem met kwaliteitscontrole of productie.

#Sjabloon 3: volg de financiële impact via artikelcondities

Dit rapport beantwoordt de vraag: “Hoeveel van mijn retouren zijn beschadigd en hoeveel zijn verkoopbaar?”

1. Maak een derde draaitabel.

2. Rijen: Voeg Detailed disposition toe.

3. Waarden: Voeg Order id toe, samengevat met COUNTA.

Resultaat: Dit rapport toont de conditie van je geretourneerde voorraad. Je kunt “CUSTOMER_DAMAGED” volgen, waarvoor vaak geen vergoeding geldt, tegenover “DEFECTIVE” of “CARRIER_DAMAGED”, die mogelijk voor vergoeding in aanmerking komen.

#Veelgebruikte werkprocessen met dit rapport

• Pak oorzaken aan, niet alleen symptomen: combineer Reason en Disposition (verkoopbaar tegenover beschadigd/defect) in een draaitabel. Gebruik dit om productinformatie, kwaliteitscontrole bij leveranciers en verpakkingen te verbeteren.

• Vind ASIN’s/SKU’s met veel retouren: volg trends in het retourpercentage over 7 en 30 dagen om de grootste probleemgevallen snel te zien.

• Haal geld terug: vergelijk retouren met vergoedingen aan jou en terugbetalingen aan klanten om ontbrekende bedragen te vinden en claims in te dienen.

• Vroege waarschuwingen: markeer plotselinge pieken, bijvoorbeeld retouren binnen 7–14 dagen na aankoop, om kwaliteitsproblemen of fouten in productinformatie te ontdekken.

• Voorspel de impact op je voorraad: bereken per ASIN hoeveel eenheden weer op voorraad kunnen en hoeveel je moet afschrijven, zodat je aanvullingen en inkooporders kunt aanpassen.

• Analyseer klantopmerkingen: haal er thema’s uit, zoals pasvorm, afwijkende beschrijving of verkeerd artikel, om productinformatie te verbeteren en toekomstige retouren te verminderen.

#Veelgestelde vragen over FBA-retouren

Vraag: staan retourreden en artikelconditie erin?
Ja, deze retourgegevens bevatten Return Reason en Disposition, bijvoorbeeld verkoopbaar, defect of beschadigd.

Vraag: waarom staan sommige terugbetalingen niet in dit rapport?
Amazon kan klanten terugbetalen zonder dat het artikel fysiek retour komt. Die gevallen zie je hier niet. Vergelijk met FBA Reimbursements.

Vraag: wat gebeurt er met Amazon FBA-retouren?
Als een klant een FBA-artikel retourneert, inspecteert Amazon het in het fulfilmentcentrum. Bij Sellable gaat het terug in je voorraad om opnieuw te worden verkocht. Bij Unsellable, dus beschadigd of defect, krijgt het de status “Unfulfillable”. Jij beslist dan of Amazon het naar je terugstuurt, vernietigt of, als het daarvoor in aanmerking komt, liquideert.

Vraag: wat doe ik met FBA-retouren die door de klant zijn beschadigd?
Als een artikel retour komt en het Amazon-fulfilmentcentrum het classificeert als “Customer Damaged”, wordt het direct naar je Unfulfillable Inventory verplaatst. Amazon vergoedt je niet voor “Customer Damaged”-retouren. Dit geldt als een ondernemerskostenpost en verschilt van “Warehouse Damaged” of “Carrier Damaged”, waarvoor Amazon wel financieel verantwoordelijk is. Je moet dan betalen om het artikel via een Removal Order terug te laten sturen of door Amazon te laten vernietigen.

Vraag: hoe beheer ik FBA-retouren?
Effectief beheer van FBA-retouren bestaat uit 3 acties: 1) Volgen: stel automatische exports naar spreadsheets in, bijvoorbeeld Google Sheets, en deel die met je team (zie de handleiding hierboven). 2) Onverkoopbare voorraad aanpakken: maak direct verwijderings- of vernietigingsorders voor alle onverkoopbare voorraad om opslagkosten te vermijden. 3) Automatiseren: schakel Automated Unfulfillable Inventory Settings in, zodat Amazon deze artikelen automatisch naar je terugstuurt of vernietigt.

Vraag: wat zijn de kosten voor Amazon FBA-retouren?
Retourverwerkingskosten + verwijderings- of vernietigingskosten

Vraag: kan ik het Amazon FBA Returns-rapport aan Excel koppelen? Ja. Hopted werkt ook als Excel-plugin voor Amazon Seller Central. Het proces is hetzelfde: koppel je account, selecteer het rapport “FBA Customer Returns” en stel je synchronisatieschema in om gegevens rechtstreeks in je Excel-werkmap op te halen.

Vraag: wat is het verschil met het Refunds-rapport? Het rapport “FBA Customer Returns” laat zien wat er is geretourneerd en waarom. Andere rapporten, zoals het Settlement-rapport, tonen de financiële transactie van een terugbetaling. Je hebt dit rapport nodig om problemen met productkwaliteit en productinformatie op te lossen.

Vraag: hoe vaak moet ik synchroniseren?
Voor de dagelijkse operatie is dagelijks synchroniseren meestal nuttig. Kies een frequentie die past bij het risico dat je rond je SLA’s wilt accepteren.

V: Kan ik bestellingen analyseren zonder scripts?
Ja. Hopted schrijft nette, gestandaardiseerde rijen naar je spreadsheet, klaar voor draaitabellen en formules.

Vraag: waarin verschilt Hopted van andere software voor Amazon-verkopers?
De meeste Amazon-tools werken met vaste dashboards en vooraf gemaakte rapporten. Je moet je werkwijze aanpassen aan hun software. Met Hopted werkt het andersom. Het is een flexibele oplossing voor gegevensautomatisering die rechtstreeks in je bestaande spreadsheets werkt, zoals Google Sheets. Hopted brengt je verspreide Amazon-gegevens over verkopen, voorraad, FBA-retouren en meer naar je toe. Je kunt zelf de rapporten en automatiseringen maken die je nodig hebt, zonder een nieuw systeem te leren.