9 Amazon-bezwaarsjablonen om aan je schorsing aan te passen

Deze 9 Amazon-bezwaarsjablonen geven je een vertrekpunt om hoofdoorzaken, corrigerende maatregelen en preventie uit te leggen. Het zijn voorbeelden, geen bewezen recepten voor heractivering. Volg de melding in Account Health, vul alle open plekken met geverifieerde details en verwijder alles wat je niet kunt onderbouwen. Een overtuigend bezwaar, is meestal minder dramatisch dan de situatie aanvoelt; houd dat in gedachten.

Hieronder vind je de volgende sjablonnen, als vertrekpunt voor je eigen situatie

• Sjabloon 1: Bezwaar op basis van verbeterde logistieke software — hoge ODR / te late verzendingen

• Sjabloon 2: Bezwaar bij tekortschietende bezetting en werkprocessen — operationele problemen

• Sjabloon 3: Bezwaar op basis van juiste listinggegevens en kwaliteitscontrole — klachten over de productstaat

• Sjabloon 4: Bezwaar als erkende wederverkoper — klachten over echtheid / namaak

• Sjabloon 5: Intrekking door de rechthebbende — merkinbreuk

• Sjabloon 6: Verbeterplan voor verpakking en behandeling — gebruikt verkocht als nieuw

• Sjabloon 7: Bezwaar op basis van overstappen op FBA — overtreding van het dropshippingbeleid

• Sjabloon 8: Bezwaar bij een onbekende accountkoppeling — schorsing wegens een gerelateerd account

• Sjabloon 9: Een verboden bijsluitkaart erkennen — reviewmanipulatie

#Sjabloon 1: Bezwaar op basis van verbeterde logistieke software

Situatie: Een verkoper die zelf bestellingen afhandelt (FBM) kon het volume tijdens een piekperiode niet aan. Dat leidde tot te late verzendingen en vervolgens A-to-Z-claims.

Actieplan: Order Defect Rate en Late Shipment Rate Dit zijn afzonderlijke meetwaarden: ODR omvat relevante negatieve feedback, A-to-z-claims en chargebacks; LSR meet te late verzendbevestigingen. Behandel de meetwaarde die in je melding wordt genoemd.

I. Analyse van de hoofdoorzaak We hebben onze prestaties bij de orderafhandeling van [Start date] tot [End date] diepgaand onderzocht en de volgende hoofdoorzaken van onze verhoogde Order Defect Rate (ODR) vastgesteld:

1. Falende voorraadsynchronisatie: Onze eerdere voorraadtool van een externe partij, [Tool], werkte trackingnummers niet in realtime bij in Amazon Seller Central. Door deze vertraging bleven bestellingen als ‘Unshipped’ staan, ook nadat ze fysiek waren verzonden. Hierdoor werden automatische meldingen ‘Late Shipment’ geactiveerd en dienden klanten claims ‘Item Not Received’ in.

2. Onjuiste instelling van de verwerkingstijd: We hebben onze instelling ‘Handling Time’ tijdens de drukke feestdagenweek niet handmatig van 1 dag naar 2 dagen aangepast. Onze magazijncapaciteit van [Number] eenheden per dag werd overschreden door een piek van [Number] bestellingen. Daardoor ontstond een achterstand die we niet binnen de toegezegde verzendtermijn konden wegwerken.

3. Ontbrekende scans van de vervoerder: Onze vervoerder scande pakketten niet consequent bij het ophalen. Hierdoor ontbrak een deel van het verzendbewijs, wat gevolgen kon hebben voor de bescherming tegen leveringsclaims.

II. Directe corrigerende maatregelen Zodra we constateerden dat we niet aan de prestatienormen voldeden, namen we de volgende directe maatregelen om het vertrouwen van klanten te herstellen:

1. Versnelde verzending van openstaande bestellingen: Alle achterstallige bestellingen ([Number] eenheden) hebben we op eigen kosten met Next-Day Air verzonden, om ondanks de late verzending binnen de oorspronkelijk verwachte termijn te leveren.

2. Proactieve terugbetalingen: We hebben [Number] klanten geïdentificeerd met een vertraging van meer dan 48 uur en hun de volledige verzendkosten terugbetaald, of waar passend het volledige bestelbedrag. (Zie bijlage: Refund_Log.pdf)

3. Gerichte communicatie: We hebben alle getroffen kopers persoonlijke excuses gestuurd en hun trackingnummers handmatig doorgegeven om hen gerust te stellen dat hun artikelen onderweg waren.

4. FBM-aanbod stilgelegd: We hebben onze listings tijdelijk op ‘Inactive’ gezet om nieuwe bestellingen te voorkomen terwijl we ons proces voor orderafhandeling herzien.

III. Preventieve maatregelen Om herhaling van deze overtreding te voorkomen, hebben we onze logistieke werkzaamheden fundamenteel anders ingericht:

1. Overstap naar Amazon Buy Shipping: Met onmiddellijke ingang is het gebruik van Amazons ‘Buy Shipping’-diensten verplicht voor 100% van de bestellingen die we zelf afhandelen. Dit zorgt ervoor dat:

   • Trackinggegevens automatisch en direct naar Amazon worden geüpload.

   • We beschermd zijn tegen in aanmerking komende leveringsgerelateerde A-to-z-claims wanneer we een Claims Protected Buy Shipping-dienst gebruiken, tijdig een scan van de vervoerder verkrijgen en berichten van kopers binnen 48 uur beantwoorden.

2. Automatiseringssoftware ingevoerd: We zijn overgestapt op [Tool], bijvoorbeeld ShipStation/ShipWorks, dat rechtstreeks met de Amazon API verbonden is. We hebben een regel ingesteld die voorkomt dat een bestelling als ‘Complete’ wordt gemarkeerd voordat een geldig trackingnummer is gecontroleerd.

3. Dynamische aanpassing van de verwerkingstijd: We hebben een vaste logistiek manager aangesteld, [Name], die wekelijks de prognoses voor het bestelvolume beoordeelt. Deze persoon mag de instelling ‘Handling Time’ in Seller Central vóór verwachte verkoopdrukte, zoals Prime Day of Q4, verhogen naar 2-3 dagen, zodat onze leverbeloften realistisch blijven.

4. Protocol voor acceptatie door de vervoerder: We controleren nu dagelijks de acceptatiescans van de vervoerder en onderzoeken ontbrekende scans. Een ophaalmanifest alleen geldt voor ons niet als bewijs dat elk pakket op tijd is gescand.

IV. Conclusie We nemen de volledige verantwoordelijkheid voor de slechte klantervaring. We zijn ervan overtuigd dat de overstap naar Amazon Buy Shipping en onze nieuwe protocollen voor capaciteitsplanning toekomstige te late verzendingen zullen voorkomen. We verzoeken u onze verkooprechten te herstellen.

#Sjabloon 2: Bezwaar bij tekortschietende bezetting en werkprocessen

Situatie: Een klein bedrijf vertrouwde op één medewerker voor het inpakken van bestellingen. Die werd ziek of vertrok, met chaos als gevolg. Dat loopt snel op natuurlijk. Amazon accepteert ‘personeelsproblemen’ niet als excuus, dus het bezwaar moet draaien om het ontbreken van noodplannen door een tekortkoming van het management.

Actieplan: Late Shipment Rate

I. Analyse van de hoofdoorzaak

• Geen vervanging in de bezetting voor orderafhandeling: We vertrouwden op één magazijnverantwoordelijke voor het verzamelen, inpakken en verzenden. Toen deze medewerker onverwacht niet beschikbaar was, hadden we geen ingewerkte vervanger. Daardoor lag de orderafhandeling 72 uur stil.

• Onvoldoende toezicht door het management: Het management controleerde de widget ‘Unshipped Orders’ in Seller Central niet dagelijks. De vertraging werd pas opgemerkt toen klanten berichten stuurden. Op dat moment was de Late Shipment Rate al sterk gestegen.

II. Directe corrigerende maatregelen

• Ingrijpen door de eigenaar: De bedrijfseigenaar nam de orderafhandeling persoonlijk over en werkte de achterstand binnen 12 uur na het vaststellen van het probleem weg.

• Getroffen klanten geholpen: We hebben gereageerd op alle negatieve feedback en A-to-Z-claims, de situatie uitgelegd en ontevreden klanten direct terugbetaald. We hebben [Number] A-to-Z-claims opgelost door te bewijzen dat er was geleverd, hoewel te laat.

III. Preventieve maatregelen

• Medewerkers breder opgeleid: We hebben verplicht gesteld dat medewerkers ook voor elkaars taken worden opgeleid. Nu zijn drie verschillende medewerkers, waaronder administratief personeel, getraind in het verzendproces van Amazon. Zo zorgt de afwezigheid van één persoon er niet meer voor dat het werk stilvalt.

• Werkinstructies vastgelegd: We hebben een visuele standaardwerkinstructie (SOP) gemaakt en bij de inpakplek opgehangen. Hierdoor kan ook tijdelijk personeel zonder uitgebreide voorkennis invallen en bestellingen volgens Amazons normen afhandelen.

• Dagelijkse controle van meetwaarden: We hebben om 9:00 uur een dagelijks ochtendoverleg ingevoerd waarin we het dashboard ‘Account Health’ doornemen. Elke bestelling met de status ‘Unshipped’ die ouder is dan 20 uur krijgt direct voorrang bij de afhandeling.

#Sjabloon 3: Bezwaar op basis van juiste listinggegevens en kwaliteitscontrole

Situatie: Klanten klaagden dat een product ‘nep’ of ‘gebruikt’ was, of ‘een andere kleur’ had, doordat de listingafbeeldingen verouderd waren of de verpakking slecht was.

Actieplan: Order Defect Rate — productstaat en beschrijving

I. Analyse van de hoofdoorzaak Ons onderzoek naar de negatieve feedback en A-to-Z-claims laat een patroon van klachten over [Issue] zien.

1. Onjuiste productdetailpagina: De listingafbeeldingen toonden het ‘2023 Model’, met een bepaald accessoire, bijvoorbeeld een draagtas. Onze voorraad bestond echter uit het ‘2024 Model’, waarbij de fabrikant die tas niet meer meelevert. Door dit verschil dachten klanten dat er onderdelen ontbraken.

2. Onvoldoende beschermende verpakking: Voor ASIN [ASIN] gebruikten we een kunststof verzendzak. Klantfoto’s bij retouraanvragen laten zien dat de productdoos tijdens het transport was platgedrukt. Hierdoor dienden klanten claims voor ‘Defective/Damaged’ artikelen in.

3. Blind vertrouwen op kwaliteitscontrole van de leverancier: We vertrouwden volledig op de kwaliteitscontrole van de fabrikant. We voerden geen ingangscontrole uit in ons magazijn, waardoor een partij met kleine uiterlijke gebreken naar klanten werd verzonden.

II. Directe corrigerende maatregelen

1. Listing gecorrigeerd: We zijn gestopt met het aanbieden van niet-overeenkomende voorraad onder deze ASIN. We corrigeren onjuiste content alleen voor hetzelfde product; voor een wezenlijk ander model of pakket is de passende ASIN nodig.

2. Voorraad apart gezet: We hebben de resterende voorraad van ASIN [ASIN] fysiek in quarantaine geplaatst.

3. Volledige inspectie: Een teamlid heeft 100% van de apart gezette eenheden geopend. Elk exemplaar met doosschade of uiterlijke gebreken is uit de voorraad met de staat ‘New’ verwijderd en via een opkoper afgevoerd.

4. Herstel voor klanten: We hebben alle klanten die negatieve feedback achterlieten benaderd om excuses aan te bieden en een gratis vervanging of volledige terugbetaling aan te bieden.

III. Preventieve maatregelen

1. Verbeterde verpakkingsnorm: We hebben onze verzendmaterialen verbeterd. Alle eenheden van [Product Category] worden voortaan verzonden in golfkartonnen dozen met een 200lb-test-specificatie en ten minste 2 inches opvulmateriaal, zoals noppenfolie of luchtkussens, in plaats van kunststof verzendzakken. We hebben valtesten uitgevoerd om vast te stellen dat deze verpakking normale logistieke behandeling doorstaat.

2. Kwaliteitscontrole bij ontvangst (IQC): We hebben nieuw IQC-beleid ingevoerd. Bij ontvangst van een leverancierszending controleren we een willekeurige steekproef van 10% van de eenheden. Bij elke afwijking, zoals schade, ontbrekende onderdelen of een verschil met de beschrijving, wordt de volledige zending afgewezen.

3. Periodieke listingcontrole: We hebben een maandelijkse controle van listing versus voorraad ingepland. Op de 1e van elke maand vergelijkt onze contentmanager een fysiek exemplaar uit het magazijn met de gepubliceerde Amazon-listing om te zorgen dat ze 100% overeenkomen.

#Sjabloon 4: Bezwaar als erkende wederverkoper, met facturen

Situatie: Je hebt echte producten bij een legitieme distributeur gekocht, maar het merk of een bot heeft je als verkoper van namaak aangemerkt. Je moet de echtheid aantonen. Dit Amazon-bezwaarsjabloon is bedoeld voor klachten over namaak.

Actieplan: beleidsovertreding — klacht over namaak / echtheid (ASIN: XXXXXX)

I. Inleiding en bewijs Met deze brief reageren we op de klacht over de echtheid van ASIN [ASIN]. We verklaren dat de verkochte producten 100% authentiek zijn en rechtstreeks afkomstig zijn van [Supplier], een erkende distributeur van [Brand].

Bijgevoegde documenten:

• Bewijsstuk A: Factuur #[Invoice Number] van [Date].

  • Leverancier: [Supplier name and contact details].

  • Koper: [Buyer details] (komt overeen met Seller Central).

  • Artikel: [Product Name] - Aantal: [Number] (dekt de verkoopgeschiedenis).

• Bewijsstuk B: Een Letter of Authorization (LOA) van de merkeigenaar die bevestigt dat [Supplier] een erkende groothandel is.

II. Hoofdoorzaak van de klacht Hoewel onze producten authentiek zijn, begrijpen we waarom het systeem of de klant ze mogelijk heeft gemeld:

1. Andere verpakking: Het merk heeft de verpakking onlangs gewijzigd van een glanzende naar een matte afwerking. Onze voorraad had de nieuwe matte verpakking, maar de Amazon-productdetailpagina toonde nog de oude glanzende afbeelding. Door dit zichtbare verschil twijfelden klanten aan de echtheid.

2. Traceerbaarheid van voorraad: We onderzoeken verzend-, barcode- en leveranciersgegevens om vast te stellen welke eenheden betrokken waren. Zonder bewijs schrijven we de klacht niet aan een andere verkoper toe.

III. Directe corrigerende maatregelen

1. Listing gesloten: We hebben de listing voor ASIN [ASIN] gesloten om verdere verkopen te voorkomen totdat dit probleem is opgelost.

2. Voorraad laten terugsturen: We hebben een Removal Order (ID: [ID]) aangevraagd voor alle eenheden van deze ASIN, zodat we ze op onze eigen locatie fysiek kunnen inspecteren.

3. Verzoek om afbeeldingen bij te werken: We hebben een ‘Fix a Product Page’-zaak ingediend (Case ID: [ID]) om de afbeeldingen te vervangen door die van de nieuwe verpakking van de fabrikant.

IV. Preventieve maatregelen

1. Barcodebeleid: We volgen de huidige FBA-barcodevereisten. Amazon heeft het samenvoegen van voorraad van verschillende verkopers beëindigd voor voorraad die op of na 31 maart 2026 is verzonden. Wederverkopers hebben doorgaans Amazon-barcodes nodig, terwijl merkvertegenwoordigers die daarvoor in aanmerking komen fabrikantbarcodes mogen gebruiken.

2. Controle van de toeleveringsketen: We blijven uitsluitend inkopen bij erkende distributeurs. We hebben een bewaarbeleid voor documenten ingevoerd: alle facturen en LOA’s worden direct bij ontvangst gescand en in een clouddatabase opgeslagen. Zo kunnen we de hele keten van bezit altijd binnen 24 uur aantonen.

3. Controle vóór publicatie: Voordat we een nieuw product aan onze catalogus toevoegen, controleert onze inkoopmanager of de UPC van het product overeenkomt met de GS1-database en of het fysieke product 100% overeenkomt met de Amazon-productdetailpagina.

#Sjabloon 5: Intrekking door de rechthebbende

Situatie: Je hebt inbreuk gemaakt op een merk, bijvoorbeeld door ‘Velcro’ te gebruiken in plaats van ‘klittenband’. Je hebt contact opgenomen met de rechthebbende en die heeft ingestemd met intrekking van de klacht. Met dit bezwaar laat je Amazon weten dat het geschil is opgelost.

Actieplan: merkinbreuk — intrekking ingediend

I. Hoofdoorzaak

• We hebben de beschermde merkterm ‘[Trademark]’ gebruikt in de zoekwoorden van onze listing voor een merkloos product.

• We dachten ten onrechte dat deze term een algemene productbenaming was geworden. We hadden niet de bedoeling inbreuk te maken op het intellectuele eigendom van de rechthebbende, maar wilden de functie van het product beschrijven.

II. Corrigerende maatregelen

• Listing aangepast: We hebben de merkterm direct verwijderd uit onze titel, bulletpoints en zoektermen achter de schermen. We hebben deze vervangen door de algemene term ‘[Generic term]’.

• Intrekking verkregen: We hebben contact opgenomen met de rechthebbende, [Name/Email], excuses aangeboden voor de fout en de correctie van onze listing laten zien.

• Bevestiging: De rechthebbende heeft op [Date] rechtstreeks bij Amazon een intrekking ingediend via de toepasselijke procedure, met referentie [Reference]. We begrijpen dat het doorsturen van een e-mail of screenshot die indiening niet vervangt.

III. Preventieve maatregelen

• Training in merkonderzoek: We gebruiken het Trademark Search-systeem van de USPTO, dat TESS heeft vervangen, en controleren mogelijk conflicterende termen vóór publicatie. Een zoekopdracht in een database geeft op zichzelf geen toestemming om een merk te gebruiken.

• Protocol voor algemene termen: Onze stijlgids schrijft nu algemene productbenamingen voor, bijvoorbeeld ‘klittenband’ in plaats van ‘Velcro’ en ‘werpschijf’ in plaats van ‘Frisbee’, tenzij we het echte merkartikel verkopen.

#Sjabloon 6: Verbeterplan voor verpakking en behandeling

Situatie: Klanten ontvingen gehavende dozen en klaagden dat het artikel ‘gebruikt’ was.*

Actieplan: klachten over productstaat — gebruikt verkocht als nieuw

I. Analyse van de hoofdoorzaak Analyse van retourfeedback voor ASIN [ASIN], zoals ‘lijkt geopend’ en ‘doos platgedrukt’, wijst op de volgende oorzaken:

1. Verkeerd stapelen in het magazijn: Zware voorraad was boven op deze ASIN gestapeld in ons magazijn. Daardoor raakte de productverpakking van de onderste eenheden door druk beschadigd.

2. Onvoldoende bescherming bij verzending: We verzonden deze kwetsbare artikelen in luchtkussenenveloppen. Zonder stevige omdoos kon de productverpakking tijdens het laatste deel van de bezorging deuken oplopen, waardoor het product er gebruikt uitzag.

3. Falende verzegeling: De lijm van de tapeverzegeling van de fabrikant is zwak. Door warmte tijdens het transport lieten de verzegelingen los, waardoor klanten dachten dat het artikel eerder was geopend.

II. Directe corrigerende maatregelen

1. Voorraad opgeschoond: We hebben alle FBA-voorraad laten terugsturen (Removal Order ID: [ID]) en elk exemplaar geïnspecteerd. Elk exemplaar met zelfs kleine gebreken aan de doos, zoals krassen of deuken, is teruggezet naar ‘Used - Like New’ of via een opkoper afgevoerd. Alleen onberispelijke exemplaren blijven over.

2. Opslag opnieuw ingericht: We hebben de magazijnstellingen opnieuw ingedeeld, zodat lichte artikelen nooit onder zware ladingen staan.

III. Preventieve maatregelen

1. Verpakking herzien: We gebruiken voor deze ASIN voortaan golfkartonnen dozen met de sterktespecificatie 32 ECT (Edge Crush Test). We gebruiken geen verzendenveloppen meer.

2. Veiligheidszegels: We brengen onze eigen transparante, ronde verzegelstickers aan op de doosopeningen. Deze maken openen zichtbaar en versterken de zwakke lijm van de fabrikant. Zo ontvangt de klant een zichtbaar verzegeld product.

3. Retourinspectie: We controleren de status van geretourneerde voorraad en vragen waar nodig verwijdering uit het magazijn aan voor inspectie. FBA herverpakt daarvoor geschikte artikelen automatisch; optionele opknapdiensten uitschakelen betekent niet dat elke klantretour naar ons wordt teruggestuurd.

#Sjabloon 7: Overstappen op FBA — de ingrijpendste optie

Gebruik dit voorbeeld alleen als een overstap naar FBA past bij je daadwerkelijke herstelplan. Het garandeert geen heractivering.

Onderwerp: bezwaar — overtreding dropshippingbeleid — overstap naar FBA

I. Hoofdoorzaak van de overtreding We erkennen dat we Amazons dropshippingbeleid hebben overtreden.

• Onjuiste inkoop: Toen onze voorraad op was, kochten we artikelen bij onlinewinkels ([Retailer names]) en lieten die rechtstreeks naar klanten sturen.

• Beleidsovertreding: Daardoor ontvingen klanten pakketten met de merknaam en pakbonnen van derden waarop wij niet als verantwoordelijke verkoper werden vermeld.

• Tekortkoming van het management: We gaven het afhandelen van bestellingen voorrang boven het naleven van beleid. We dachten ten onrechte dat een annulering vermijden belangrijker was dan voldoen aan de eis om zonder de identiteit van een andere verkoper te verzenden.

II. Directe corrigerende maatregelen

1. MFN-activiteiten gestopt: We hebben alle listings waarbij we zelf verzenden direct gesloten. We hebben alle openstaande bestellingen geannuleerd die we niet uit onze eigen fysieke voorraad konden leveren.

2. Terugbetalingen: We hebben klanten die verpakkingen van derden ontvingen terugbetaald om de verwarring te compenseren.

3. Software opgezegd: We hebben ons abonnement op [Tool] beëindigd, waarmee deze inkoop bij detailhandelaren voor doorverkoop werd gefaciliteerd.

III. Preventieve maatregelen: volledige overstap naar FBA We wijzigen ons proces voor orderafhandeling om de vastgestelde overtreding aan te pakken.

1. 100% Fulfillment by Amazon (FBA): We verzenden geen bestellingen meer zelf. We kopen voorraad in bij erkende groothandels, inspecteren deze op onze locatie en verzenden deze naar Amazon-fulfilmentcentra. Amazon verzorgt alle verzending, verpakking en klantenservice.

   • Waarom dit het probleem aanpakt: FBA haalt in dit voorbeeld de rechtstreekse verzending van detailhandelaar naar klant uit het proces. Inkoop, echtheid en alle andere toepasselijke beleidsregels blijven van belang.

2. Groothandels gecontroleerd: We hebben accounts geopend bij legitieme distributeurs; zie de bijgevoegde facturen. We kopen niet langer bij detailhandelaren in voor doorverkoop.

3. Voorraadcontrole: We bieden alleen artikelen aan die fysiek in het Amazon FBA-netwerk aanwezig zijn.

#Sjabloon 8: Een onbekende accountkoppeling door een dienstverlener

Situatie: Amazon heeft een gerelateerd account vastgesteld dat je niet herkent. Onderzoek eigendom, toegang en gegevens over dienstverleners voordat je bepaalt wat je indient.

Actieplan: schorsing wegens een gerelateerd account

I. Bevindingen Wij bezitten of beheren het gerelateerde account ‘[Name]’ niet. De bijgevoegde stukken verklaren het eigendom van ons account en eventuele eerdere relaties met dienstverleners.

• We hebben een bureau voor virtuele assistenten (VA), [Agency Name], ingehuurd om bij de klantenservice te helpen.

• We hebben hun toegang gegeven via User Permissions.

• Ons onderzoek heeft [Documented Finding] opgeleverd. We hebben [Evidence] toegevoegd in plaats van te speculeren over hoe Amazon de relatie heeft vastgesteld.

II. Corrigerende maatregelen

1. Toegangsrechten ingetrokken: We hebben direct alle User Permissions voor [Agency Name] en alle externe gebruikers verwijderd.

2. Beveiligingscontrole: We hebben bevoegde gebruikers gecontroleerd, onnodige toegang verwijderd, relevante inloggegevens gewijzigd en Two-Step Verification (2SV) gecontroleerd. Deze beveiligingsmaatregelen lossen op zichzelf een overtreding wegens een gerelateerd account niet op.

III. Preventieve maatregelen

1. Alleen intern beheer: We schakelen geen externe bureaus meer in met toegang tot ons Seller Central-account. Al het beheer wordt uitgevoerd door eigen medewerkers op ons geregistreerde bedrijfsadres.

2. Toegangscontrole: We houden een actueel overzicht bij van elke bevoegde gebruiker en diens bedrijfsrol en controleren de toegang regelmatig.

3. Accountcontrole: Als we het gerelateerde account bezitten of beheren, lossen we de openstaande overtredingen daarvan volgens Amazons instructies op voordat we voor dit account om heractivering vragen.

IV. Ondersteunend bewijs

• Bijgevoegd: een notarieel bekrachtigde verklaring dat we geen eigenaar zijn van het andere account.

• Bijgevoegd: nutsrekeningen en bedrijfsvergunning die onze afzonderlijke locatie en rechtspersoon aantonen.

• Bijgevoegd: de e-mail waarmee het contract met het VA-bureau is beëindigd.

#Sjabloon 9: Een verboden bijsluitkaart erkennen

Actieplan: overtreding van het beleid voor productreviews van klanten

I. Hoofdoorzaak — erkenning We erkennen dat we het beleid hebben overtreden door bij ASIN [ASIN] een niet-toegestane bijsluitkaart in de productverpakking op te nemen.

• De overtreding: Op de kaart stond: ‘Ontvang een gratis fles [Product] in ruil voor een review van 5 sterren.’

• De fout: We dachten ten onrechte dat dit een gebruikelijke marketingpraktijk was. We begrijpen nu dat elke beloning voor een review, zoals een cadeau, terugbetaling of product, een duidelijke overtreding is van het ‘Anti-Manipulation Policy’.

II. Directe corrigerende maatregelen

1. Verkoop stilgelegd: We hebben de verkoop van de betreffende ASIN direct stopgezet.

2. Verwijderingsopdracht: We hebben een Removal Order (ID: [ID]) aangevraagd voor ALLE eenheden in FBA.

3. Verpakkingen opgeschoond: We openen elk teruggestuurd exemplaar fysiek en vernietigen de verboden bijsluitkaarten.

4. Samenwerking beëindigd: We hebben de samenwerking met de marketingadviseur die deze strategie aanbeval beëindigd.

III. Preventieve maatregelen

1. Beleid voor neutrale verpakkingen: We hebben onze verpakking opnieuw ontworpen. Deze bevat nu geen verzoeken om feedback. Er staan alleen productinstructies en informatie over garantieondersteuning op, zonder voorwaarden.

2. Nalevingscontrole: Alle toekomstige verpakkingsontwerpen moeten vóór het drukken door onze juridisch of complianceverantwoordelijke worden getoetst aan Amazons Terms of Service (TOS).

3. Digitale naleving: We hebben alle automatische e-mailresponders van derden uitgeschakeld. We gebruiken uitsluitend de knop ‘Request a Review’ in Seller Central, die aan het beleid voldoet.

#Documentenchecklist per type schorsing

Type schorsing	Belangrijke documenten om bij te voegen	Belangrijke gegevens om uit te lichten
Twijfel aan echtheid / namaak	Facturen en autorisatiedocumenten die in je melding worden gevraagd; gebruik precies de daarin genoemde periode	Naam leverancier, datum, aantal artikelen, jouw gegevens (moeten overeenkomen met Seller Central)
Gebruikt verkocht als nieuw	Facturen, foto’s van de nieuwe verpakking, kwaliteitscontrolelogboeken	Bewijs van inkoop in de staat ‘New’, verbeteringen aan de stevigheid van de verpakking
Overtreding dropshippingbeleid	Facturen van groothandels, bewijs van FBA-zendingen	Datums die de overstap van detailhandelaren naar bulkinkoop bij groothandels aantonen
Gerelateerd account	Nutsrekeningen, bedrijfsvergunning, beëdigde verklaring	Ander adres, andere naam van de eigenaar, status als afzonderlijke rechtspersoon
LSR / ODR	Trackinglogboeken van vervoerders, screenshots van terugbetalingen	Tijdstippen van acceptatiescans, datums van uitgevoerde terugbetalingen
Reviewmanipulatie	Foto’s van nieuwe toegestane bijsluitkaarten, registraties van personeelstraining	Visueel bewijs dat de tekst die een beloning aanbiedt uit de verpakking is verdwenen

#Strategie voor indienen en escaleren

#1. Het bezwaar indienen

• Waar: Seller Central > Performance > Account Health Dashboard.

• Formaat: Volg het bezwaarformulier en de melding. Gebruik ondersteunde bijlageformaten; een pdf is niet in alle gevallen verplicht.

• Bijlagen: Dien echte, leesbare documenten in, in de vorm die Amazon vraagt. Wijzig geen facturen; benoem relevante datums of aantallen in je toelichting.

#2. Omgaan met afwijzingen

Als je de e-mail ‘We need more information’ ontvangt:

• Dien niet opnieuw dezelfde tekst in.

• Beantwoord het specifieke verzoek. Voeg waar gevraagd datums, registraties en afgeronde acties toe. Beschrijf een geplande actie nooit als afgerond als die nog niet is uitgevoerd.

#3. Bellen met Account Health

Verkopers met een Professional-account kunnen via ‘Contact us’ in Account Health contact opnemen met Account Health Support. Dit ondersteuningskanaal staat los van Account Health Assurance.

• Vraag de medewerker: ‘Kunt u de notities van de vorige afwijzing zien?’

• Vraag: ‘Vond de beoordelaar de hoofdoorzaak te vaag, of waren de preventieve maatregelen onvoldoende?’

• Maak aantekeningen. Verwijs in je volgende bezwaar naar de medewerker: ‘Zoals besproken met Account Health Specialist [Name] op [Date], hebben we onderdeel X toegevoegd...’

#4. Laatste aandachtspunten voor je schrijfstijl

• Objectiviteit: Gebruik geen emotionele taal, zoals ‘Het is niet eerlijk’ of ‘Ik heb dit geld nodig’.

• Beknoptheid: Schrijf bondig maar volledig. Gebruik opsommingstekens.

• Verantwoordelijkheid: Beschrijf wat je hebt vastgesteld en gecorrigeerd. Als de beschuldiging onjuist is, leg dan met bewijs uit waarom. Verzin geen procesfout en erken niets wat je niet hebt gedaan.