Tự động theo dõi tồn kho AWD trong Google Sheets: quản lý dữ liệu Amazon Warehousing & Distribution
Tự động theo dõi tồn kho AWD trong Google Sheets: nắm rõ dữ liệu Amazon Warehousing & Distribution
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách đối chiếu gọn hơn, theo dõi phí và quản lý tồn kho liền mạch... ngay trong trang tính.
Ở Hopted, hằng ngày chúng tôi trò chuyện với nhiều người bán trên Amazon để tìm hiểu điều gì hiệu quả và điều gì chưa. Gần đây, một chủ đề cứ được nhắc đi nhắc lại là Amazon Warehousing & Distribution (AWD).
AWD cung cấp lưu kho số lượng lớn, bổ sung hàng cho FBA và phân phối tới các kênh bán hàng khác. Đây là lưu kho ở khâu trước, khác với dịch vụ xử lý từng đơn hàng của khách. (Tổng quan AWD của Amazon)
Chúng tôi thường thấy người bán chọn AWD khi chạm giới hạn dung lượng FBA, gặp biến động tồn kho theo mùa, tìm mức phí lưu kho dài hạn thấp hơn FBA, hoặc đơn giản muốn tự động hóa việc bổ sung FBA để bớt làm thủ công.
Nếu doanh nghiệp Amazon của bạn gặp một trong những tình huống đó, hoặc dùng dịch vụ vận chuyển Amazon như AGL hay PCP, xử lý dữ liệu AWD có lẽ đang khiến bạn đau đầu. Lợi ích nghe rất hay, nhưng thực sự lấy và dùng dữ liệu để quản lý AWD hiệu quả... lại là chuyện khác. Chính lúc này, việc truy cập đáng tin cậy vào báo cáo Amazon AWD trong Google Sheets trở nên thiết yếu.
Vì sao quản lý dữ liệu AWD lại phiền phức đến vậy?
Nói thật, muốn quản lý AWD tốt thì bạn gần như phải sống cùng dữ liệu từ đủ loại báo cáo Seller Central. Amazon có cung cấp thông tin, nhưng người bán liên tục chia sẻ rằng việc tự lấy, ghép và phân tích dữ liệu ngốn vô số thời gian.
Không chỉ gây khó chịu; đây còn là trở ngại vận hành có thể dẫn đến quyết định sai. Vấn đề thực sự chúng tôi thấy là kết hợp thông tin AWD với báo cáo tồn kho FBA. Cũng là chỗ Hopted phát huy thế mạnh. Hopted giúp bạn dễ dàng ghép AWD, FBA, phí và thông tin đăng bán vào cùng một góc nhìn.
Từ những gì người bán chia sẻ, đây là các trở ngại thường gặp:
Thứ nhất, cực kỳ tốn thời gian. Chỉ riêng việc đăng nhập đều đặn, chuyển qua báo cáo AWD Inbound Shipment, AWD Inventory Ledger và đủ loại báo cáo phí, tải CSV rồi ghép vào trang tính... cũng đã ăn hết thời gian đáng lẽ dành để phát triển kinh doanh.
Thứ hai, dữ liệu nằm rải rác. AWD và FBA ở những phần khác nhau của Seller Central. Nếu bạn còn có kho riêng hay một 3PL khác, việc tạo góc nhìn rõ ràng về tổng tồn kho trở thành cơn ác mộng sao chép. Chẳng hạn, theo dõi hàng đang vận chuyển giữa AWD và FBA vốn rất khó với báo cáo thông thường.
Thứ ba, làm thủ công thì dễ sai. Khó tránh khỏi. Ngoài lỗi sao chép đơn giản, người bán còn kể rằng dữ liệu đôi khi trông... không ổn. Báo cáo này lệch báo cáo kia, hay chu kỳ tính phí không khớp dữ liệu. Thêm nữa, định nghĩa trường trong báo cáo không phải lúc nào cũng có tài liệu đầy đủ nên bạn cứ phải đoán.
Cuối cùng là đối chiếu. Đây là việc lớn. So hàng bạn gửi với số Amazon cho biết đã nhận, kiểm tra từng chênh lệch (thừa, thiếu, hư hỏng được ghi trong Inbound Shipment report) và lần theo điều chỉnh mất, tìm thấy, hỏng bằng Inventory Ledger... rất cần thiết nhưng rắc rối, nhất là khi muốn được bồi hoàn. Theo dõi chuyển hàng giữa AWD và FBA với các mã “STAR-” lại thêm một tầng phức tạp.
Kết quả là gì? Bạn khó nhìn rõ toàn cảnh. AWD đáng lẽ làm logistics đơn giản hơn, nhưng quản lý dữ liệu lại thường chiếm gần hết ngày làm việc.
Giải pháp: tự động đưa dữ liệu AWD vào Google Sheets
Tại Hopted, chúng tôi đã lắng nghe những bức xúc này. Chúng tôi biết người bán thích Google Sheets: linh hoạt, mạnh mẽ và ai cũng quen dùng. Có một cơ hội rõ ràng để nối dữ liệu vận hành AWD lộn xộn với công cụ phân tích yêu thích của bạn.
Vậy là chúng tôi xây dựng giải pháp. Hopted hiện tự động kết nối các báo cáo Amazon Warehousing & Distribution (AWD) quan trọng trực tiếp vào Google Sheets!
Điểm bắt đầu hữu ích là góc nhìn được cập nhật định kỳ về tồn kho và lô hàng nhập. Hopted kết nối qua SP-API của Amazon và cho phép kết hợp các trường tương thích với báo cáo khác:
AWD Inventory Levels: Theo dõi số lượng đang nhập, có trong kho, khả dụng, dự trữ và bổ sung. Thêm tồn kho FBA từ nguồn FBA tương thích; đây là các bản ghi trạng thái được làm mới, không phải luồng dữ liệu trực tiếp liên tục.
AWD Inbound Shipments: So sánh số lượng dự kiến và đã nhận, trạng thái lô hàng, số lượng chênh lệch, mã tham chiếu đơn và thông tin hãng vận chuyển. Kiểm tra đơn vị số lượng có khớp nhau trước khi so tổng.
AWD Inventory Ledger: Khi điều tra biến động trước đây, dùng tệp xuất sổ tồn kho Seller Central cùng dữ liệu đã đồng bộ. Đừng cho rằng bản ghi trạng thái tồn kho có mọi điều chỉnh lịch sử hay hồ sơ yêu cầu bồi hoàn đầy đủ.
Cách hoạt động
Chúng tôi thiết kế quy trình đơn giản và an toàn nhất có thể, sử dụng Amazon Selling Partner API (SP-API) chính thức.
Kết nối an toàn: Liên kết tài khoản Amazon Seller Central với Hopted. (Nếu đang dùng Hopted, có lẽ bạn đã làm rồi. Nếu chưa, quy trình hướng dẫn sử dụng đăng nhập an toàn của chính Amazon).
Cấu hình đồng bộ: Trong Hopted, mở cài đặt kết nối Amazon rồi chọn các báo cáo AWD cụ thể và các thuộc tính khác muốn kết hợp để đưa vào Google Sheet, như Inventory Levels, Inbound Shipments, phí FBA, v.v.
Dữ liệu tự động: Hopted làm mới trang tính đã kết nối theo lịch bạn cấu hình, tùy thuộc dữ liệu Amazon có sẵn và giới hạn API.
Xem video hướng dẫn bên dưới
Bạn thực sự nhận được gì?
Mục tiêu là ra quyết định.
Tự động đưa dữ liệu AWD vào Sheets không chỉ là một sửa đổi nhỏ; nó đem lại lợi ích thực tế để bạn vận hành thông minh hơn.
Tiết kiệm nhiều thời gian, giảm sai sót: Lợi ích thấy ngay. Bạn lấy lại những giờ từng dùng để tải và làm sạch báo cáo. Tự động hóa giúp nhóm dành thời gian cho phân tích thực sự và giảm mạnh nguy cơ sai sót tốn kém do nhập liệu thủ công.
Nhìn toàn cảnh tại một nơi: Kết hợp tồn kho AWD và FBA với trạng thái lô hàng cùng dữ liệu bán hàng hoặc chi phí. Chú ý hàng đang vận chuyển để không đếm cùng một lượng hàng hai lần.
Đối chiếu dễ hơn: So sánh số lượng dự kiến và đã nhận, rồi điều tra chênh lệch bằng mã tham chiếu lô hàng và hồ sơ Seller Central. Chênh lệch là điểm bắt đầu để xem xét yêu cầu, không phải bằng chứng Amazon phải bồi hoàn.
Lập kế hoạch bổ sung với đủ bối cảnh: Xem cùng lúc lượng AWD, FBA và hàng đang vận chuyển trước khi lên kế hoạch bổ sung. Tính đến chậm trễ nhận hàng và thay đổi nhu cầu; bản ghi tồn kho hiện tại không thể đảm bảo bạn tránh được hết hàng.
Kiểm tra chi phí riêng: So sánh phí lưu kho, xử lý và vận chuyển với mức phí hiện hành của Amazon và bảng kê phí của bạn. Chỉ số lượng tồn kho không xác định được điều kiện Smart Storage hay tổng khả năng sinh lời. (Mức phí AWD hiện hành)
Làm nhiều hơn với dữ liệu trong Sheets: Kết nối này đưa dữ liệu AWD vào một trong những công cụ phân tích linh hoạt nhất. Xây dựng bảng điều khiển riêng, dùng công thức phức tạp cho KPI của bạn, thiết lập cảnh báo bằng định dạng có điều kiện như tồn kho thấp hay lâu ngày, hoặc dùng Google Apps Script để tự động hóa nâng cao. Tiềm năng vượt xa các báo cáo cứng nhắc dựng sẵn ở nền tảng khác.
Sau cùng, kết nối AWD của Hopted biến dữ liệu thô thành thông tin bạn có thể thực sự dùng để quản lý tồn kho, kiểm soát chi phí và quyết định tốt hơn.
Vì sao kết hợp Amazon với Google Sheets?
Cũng có những nền tảng chuyên quản lý tồn kho. Câu hỏi thực tế là nhóm bạn muốn làm việc hằng ngày ở đâu.
Nhưng quan điểm của chúng tôi là bạn cần các góc nhìn riêng. Tập trung lấy dữ liệu trực tiếp vào Google Sheets đem lại lợi thế rõ ràng, nhất là với người bán coi trọng tính linh hoạt và tùy chỉnh.
Điểm này đây: người bán rất thích Google Sheets. Nó như một trang giấy mở. Khác các nền tảng cứng nhắc buộc bạn dùng báo cáo định sẵn, Sheets cho phép mô hình hóa và trực quan hóa dữ liệu AWD đúng theo nhu cầu doanh nghiệp. Và nhóm chúng tôi luôn ở đó để hỗ trợ nếu bạn mắc kẹt, chưa xây dựng được điều mình hình dung.
Bạn có thể xây dựng bảng điều khiển và đưa chỉ số AWD vào mô hình tài chính đang dùng. Sheets vẫn có giới hạn dung lượng và hiệu năng, nên tách lịch sử lớn khỏi góc nhìn làm việc hằng ngày.
Bạn có thể kết hợp AWD với dữ liệu tài chính, kết quả quảng cáo, COGS hay ghi chú thủ công khi mã định danh và kỳ báo cáo khớp nhau. Bắt đầu với vài SKU, kiểm tra phép ghép trước khi tin vào tổng số.
Với nhiều người bán, Google Sheets đã được dùng sẵn cho báo cáo hay theo dõi. Chúng tôi tin rằng đưa AWD vào môi trường quen thuộc này giúp bạn không phải học thêm một phần mềm nữa. Nhóm có thể dùng ngay kinh nghiệm đang có.
Đơn giản hóa báo cáo AWD một lần, bạn sẽ không muốn quay lại
AWD có thể là một công cụ chiến lược tốt, nhưng bạn chỉ khai thác được tiềm năng khi nắm vững dữ liệu.
Chúng tôi xây dựng công cụ này để giảm việc tải và làm sạch lặp đi lặp lại. Tiết kiệm bao nhiêu thời gian phụ thuộc vào thói quen báo cáo của bạn. Hãy bắt đầu từ báo cáo bạn ngại cập nhật nhất thường đó là nơi dễ thấy khác biệt.
Chúng tôi mong bạn thấy được khác biệt mà dữ liệu tự động, đáng tin cậy mang lại. Đôi khi một chút thay đổi nhỏ cũng giúp nhiều đấy.