Blog / Bán hàng trên Amazon
(Cập nhật ) Bán hàng trên Amazon

Thời điểm và cách thuê ngoài cho doanh nghiệp Amazon: Freelancer hay Nhân viên

Joshua Smith và Alex Borisenko-Markovich9 phút đọc
Ủy quyền công việc trong doanh nghiệp Amazon

Có hai cách rất quen thuộc khiến bạn mắc kẹt khi vận hành kinh doanh trên Amazon. Hoặc là bạn ôm đồm mọi việc lặt vặt vì nghĩ chẳng ai làm đúng ý mình, hoặc là bạn dành cả ngày chỉ để đuổi theo việc phát sinh mà không bao giờ chạm tay vào những việc quan trọng nhất.

Thuê ngoài có thể giải quyết được cả hai vấn đề đó. Câu hỏi thực tế ở đây là nên bàn giao việc gì, kết quả tốt trông ra sao và doanh nghiệp có đủ sức chi trả toàn bộ chi phí để đạt được kết quả đó không. Tuyển một trợ lý làm việc từ xa là một quyết định về khối lượng công việc, chứ không phải cột mốc bạn buộc phải đạt được tại một mức doanh số nhất định.

Cẩm nang này đề cập đến sáu tác vụ của người bán trên Amazon có thể ủy quyền, sự lựa chọn giữa nhà thầu tự do và nhân viên, quy trình tuyển dụng, chi phí và hỗ trợ chuỗi cung ứng. Các nội dung về quyền truy cập tài khoản và dịch vụ khách hàng dưới đây mô tả gian hàng Amazon Hoa Kỳ; hãy kiểm tra các yêu cầu tương ứng cho các gian hàng quốc gia khác của bạn.

Được biên chỉnh từ bài viết gốc đăng trên Bindwise bởi Joshua Smith và Alex Borisenko-Markovich; được đội ngũ biên tập Hopted rà soát và cập nhật.

Các tác vụ người bán trên Amazon nên thuê ngoài

Thuê ngoài nghĩa là thuê một người bên ngoài doanh nghiệp để thực hiện một phần việc cụ thể. Đó có thể là một cá nhân làm nghề tự do (freelancer), một trợ lý làm việc từ xa (VA) hoặc một công ty dịch vụ (agency). VA là tên gọi mô tả vai trò công việc; nó không quyết định người đó là nhân viên hay nhà thầu độc lập.

Hãy bắt đầu với công việc có đầu vào và đầu ra rành mạch. Yêu cầu “cải thiện công việc kinh doanh” rất khó để bàn giao. Nhưng “rà soát năm thông tin đăng bán này, ghi chép các thay đổi đề xuất và chờ phê duyệt trước khi cập nhật” lại là một bản tóm tắt nhiệm vụ khả thi.

1. Tối ưu hóa thông tin đăng bán sản phẩm

Một chuyên gia tối ưu thông tin đăng bán có thể nghiên cứu cách khách hàng mô tả sản phẩm, rà soát lại tiêu đề và các gạch đầu dòng tính năng, cũng như chuẩn bị các thay đổi cho hình ảnh và thông tin sản phẩm. Hãy cung cấp cho họ thông số sản phẩm, lợi ích đã được kiểm chứng, giọng điệu thương hiệu và các quy định hiện hành đối với danh mục và gian hàng.

Tối ưu thông tin đăng bán và quản lý quảng cáo là hai nhiệm vụ hoàn toàn khác nhau. Hãy lựa chọn kỹ năng mà vấn đề thực tế của bạn đòi hỏi. Danh sách kiểm tra thông tin đăng bán gồm năm bước của chúng tôi là tài liệu tóm tắt hữu ích để bắt đầu. Cần thống nhất ai là người phê duyệt các công bố về tính năng và ai có quyền đăng tải thay đổi; chi tiền thuê viết nội dung không đồng nghĩa với việc mua được vị trí xếp hạng tự nhiên.

2. Các chiến dịch quảng cáo Amazon PPC

Bạn có thể bàn giao khâu thiết lập chiến dịch, rà soát cụm từ tìm kiếm, điều chỉnh giá thầu và lập báo cáo. Trước khi cấp quyền truy cập, hãy thống nhất danh sách sản phẩm, mục tiêu, hạn mức chi tiêu và các điều chỉnh cần bạn phê duyệt trước. Luôn tách biệt phí dịch vụ khỏi ngân sách thực chi cho quảng cáo.

Sponsored Products sử dụng mô hình quảng cáo tính phí theo lượt nhấp. Lượt nhấp và doanh số được ghi nhận là các chỉ số hữu ích, nhưng không chỉ số nào tương đương với lợi nhuận ròng. Hãy yêu cầu chuyên gia giải trình kết quả cùng với biên lợi nhuận sản phẩm và các chi phí khác. Tỷ suất sinh lời dương là mục tiêu cần kiểm chứng, chứ không phải thứ mà việc thuê chuyên gia có thể bảo đảm chắc chắn.

3. Thiết kế đồ họa

Bao bì, logo, hình ảnh trang web và đồ họa bổ trợ cho thông tin đăng bán rất phù hợp để giao theo từng dự án. Cung cấp bản tóm tắt yêu cầu bằng văn bản, định dạng tệp cần thiết và nơi mỗi hình ảnh sẽ hiển thị. Yêu cầu bàn giao tệp nguồn có thể chỉnh sửa và thỏa thuận rõ quyền sử dụng, số lần chỉnh sửa cũng như bản quyền hình ảnh kho hoặc phông chữ.

Một dự án đơn lẻ có thể tạo ra các tài nguyên tái sử dụng được. Tuy nhiên vẫn nên dự trù ngân sách cho các thay đổi bao bì sau này, sản phẩm mới và những yêu cầu cập nhật. Quan niệm “trả tiền một lần dùng trọn đời” là giả định sai lầm đối với một danh mục sản phẩm đang trên đà mở rộng.

4. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Fulfillment by Amazon (FBA) giúp giảm bớt việc xử lý đơn hàng mà bạn phải tự làm. Phần Câu hỏi thường gặp về Tin nhắn Người mua - Người bán của Amazon sẽ điều hướng những khách hàng có thắc mắc về giao nhận, trả hàng và hoàn tiền của đơn FBA tới bộ phận chăm sóc khách hàng của Amazon. Dẫu vậy, đội ngũ của bạn vẫn cần quy trình cho những tin nhắn gửi trực tiếp tới bạn, bao gồm câu hỏi về sản phẩm và các vấn đề cần bạn can thiệp.

Chính sách chương trình liên lạc (Communication program policy) hiện hành tại Mỹ yêu cầu phản hồi tin nhắn của người mua trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận. Hãy cung cấp cho trợ lý làm việc từ xa danh sách phân cấp xử lý rõ ràng, câu trả lời mẫu đã được duyệt và khung giờ làm việc đã thống nhất, bao gồm cả lúc nghỉ phép. Sử dụng hệ thống Tin nhắn Người mua - Người bán cho các trao đổi với người mua trên Amazon và đào tạo người đó nắm vững chính sách. Hỗ trợ khách hàng không phải là giấy phép để gửi quảng cáo hay kéo người mua vào danh sách tiếp thị của bạn. Đừng hứa hẹn trả lời ngay lập tức nếu nhân sự đó chỉ làm việc vài giờ mỗi tuần.

5. Dịch vụ quay video và chụp ảnh

Hãy thuê chụp đúng những góc máy bạn cần: hình ảnh chính đúng quy chuẩn, ảnh chi tiết giải thích sản phẩm, tỷ lệ kích thước, phụ kiện đi kèm và thao tác sử dụng thực tế. Gửi sản phẩm thật và kiểm tra kỹ hướng dẫn chụp ảnh sản phẩm của Amazon cùng các yêu cầu ngành hàng liên quan trước khi phê duyệt danh sách chụp ảnh.

Thỏa thuận rõ về sản phẩm bàn giao, hậu kỳ chỉnh sửa, chụp lại, quyền sử dụng và phương thức hoàn trả sản phẩm mẫu. Hình ảnh chính xác giúp người mua đánh giá đúng món hàng. Hãy bắt đầu từ những thiếu sót mà bạn thấy trên thông tin đăng bán, sau đó so sánh kết quả với chi phí bỏ ra; hóa đơn chụp ảnh đắt tiền hơn chưa chắc đã giúp tăng doanh số bán hàng.

6. Quản trị mạng xã hội

Nếu các kênh mạng xã hội là một phần trong kế hoạch tiếp thị thương hiệu của bạn, một freelancer hoặc agency có thể sản xuất nội dung, duy trì lịch đăng bài và giải đáp các câu hỏi thường gặp của cộng đồng. Cần thống nhất về tệp đối tượng, quy trình phê duyệt, giới hạn trả lời và các chỉ số đo lường trước khi ký hợp đồng dịch vụ định kỳ.

Đừng mở thêm kênh chỉ để nhân sự mới có việc làm. Hãy chọn các kênh mà bạn có thể cung cấp nội dung thực sự hữu ích và đo lường được đóng góp của chúng. Lượng người theo dõi trên mạng xã hội không quyết định mức định giá doanh nghiệp và cũng không đảm bảo một thương vụ thoái vốn thành công.

Lựa chọn giữa nhà thầu tự do và nhân viên chính thức

Nhà thầu tự do có thể rất thích hợp cho một dự án cụ thể, công việc cần thiết bị chuyên dụng hoặc khối lượng việc đột xuất tạm thời. Hãy nghĩ đến việc thiết kế lại bao bì, chụp ảnh sản phẩm hay kiểm toán chiến dịch quảng cáo. Ngược lại, một vị trí vận hành thường nhật với công việc đều đặn và cần chỉ đạo sát sao mỗi ngày có thể cần đến nhân viên. Đây là những lưu ý khi lập kế hoạch, chứ không phải bài kiểm tra về mặt pháp lý.

Hãy so sánh các lựa chọn thực tế. Nhà thầu tự do không mặc nhiên là giàu kinh nghiệm hơn hay có giá theo giờ đắt hơn, và nhân viên cũng không mặc nhiên luôn sẵn sàng bất cứ khi nào bạn cần. Hãy hỏi rõ về năng lực xử lý, các cam kết khác, khâu bàn giao và ai sẽ phụ trách thay khi họ vắng mặt.

Đối với thuế việc làm liên bang tại Mỹ, IRS sẽ xem xét mối quan hệ làm việc, mức độ kiểm soát và tính độc lập. Việc gọi ai đó là nhà thầu độc lập hay để họ làm việc từ xa không quyết định việc phân loại lao động của họ. Hãy tham vấn ý kiến chuyên môn về các quy định áp dụng tại nơi doanh nghiệp và người lao động hoạt động trước khi chốt hình thức hợp tác.

Dù chọn hướng nào thì khâu hướng dẫn hội nhập (onboarding) vẫn là bắt buộc. Hãy viết quy trình thao tác chuẩn (SOP) cho những công việc lặp lại, đưa ra ví dụ về kết quả đạt yêu cầu và chỉ rõ khi nào cần dừng lại để hỏi ý kiến. Bản đầu tiên có thể ngắn gọn, miễn là dùng được.

Cách tuyển dụng đúng người một cách hiệu quả

Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: “Thời gian của mình được dùng vào việc gì là quan trọng nhất?” Sau đó viết ra những việc liên tục chiếm mất khoảng thời gian đó. Hãy giữ lại những quyết định mà sự am hiểu của bạn đóng vai trò then chốt nhất, và tìm kiếm một tác vụ lặp đi lặp lại hoặc một lỗ hổng kỹ năng cụ thể để bàn giao trước.

  1. Xác định rõ công việc. Liệt kê các sản phẩm cần bàn giao, khối lượng công việc ước tính, kinh nghiệm yêu cầu, công cụ, khoảng thời gian trùng múi giờ làm việc và ngân sách. Nêu rõ đây là dự án ngắn hạn hay công việc lâu dài.
  2. Kiểm tra kinh nghiệm liên quan. Yêu cầu các ví dụ phù hợp với ngành hàng sản phẩm và nhiệm vụ của bạn, đã được xóa bỏ thông tin bảo mật của khách hàng cũ. Hỏi rõ người đó đã làm gì, điều gì đã thay đổi và họ đo lường kết quả đó ra sao. Hãy tôn trọng thông tin mật của các doanh nghiệp khác.
  3. Giao một bài tập nhỏ có trả phí. Thống nhất phạm vi và tiêu chí nghiệm thu trước khi bắt đầu. Với một người chỉnh sửa thông tin đăng bán, đó có thể là đề xuất chỉnh sửa cho một sản phẩm kèm lý do và nguồn dẫn chứng, trước khi cần cấp quyền đăng tải lên gian hàng.
  4. Đào tạo hội nhập bài bản. Giải thích SOP, các phân quyền, lịch báo cáo, hạn mức chi tiêu và quy tắc báo cáo cấp trên. Luôn giữ quyền quyết định các vấn đề hệ trọng một cách rõ ràng.
  5. Đánh giá kết quả. Thường xuyên trao đổi về tiến độ công việc. Theo dõi các chỉ số phù hợp với vai trò, chẳng hạn như độ chính xác, khối lượng hoàn thành, số tin nhắn chưa xử lý hoặc thời gian tiết kiệm được sau khi rà soát. Chọn các mốc đánh giá gắn liền với nhiệm vụ thay vì áp đặt cứng nhắc lịch trình cố định 3, 6, 9 hay 12 tháng cho mọi nhân sự.

Mạng lưới nhà cung cấp dịch vụ của Amazon (Service Provider Network) là một nơi để tìm các chuyên gia bên ngoài. Bạn cũng có thể xin giới thiệu hoặc dùng các sàn việc làm tự do. Hãy so sánh từng đề xuất và thông tin tham khảo cụ thể; việc có tên trong danh bạ dịch vụ không thay thế được quyết định tuyển dụng của chính bạn.

Thời điểm thích hợp là khi bạn có đầu việc rõ ràng, đủ khối lượng việc hoặc một dự án xác định để bù đắp chi phí, có sẵn ngân sách chi trả và có thời gian để đào tạo cũng như đánh giá nhân sự đó. Lịch làm việc kín mít có thể là một dấu hiệu. Nhưng nếu đợi đến khi từng giờ đều bị chiếm dụng thì bạn sẽ chẳng còn khoảng trống nào để thực hiện việc bàn giao cho hiệu quả.

Những thách thức khi thuê ngoài cho doanh nghiệp Amazon

  • Định hướng thiếu rõ ràng. Yêu cầu mơ hồ chắc chắn dẫn đến việc phải làm lại từ đầu. Hãy đưa các ví dụ, mức độ ưu tiên và các trường hợp cần báo cáo cấp trên vào SOP, sau đó cập nhật lại khi có thắc mắc lặp lại.
  • Tuyển dụng quá tay. Hãy dự trù ngân sách cho những tháng kinh doanh chậm lại và thời gian người chủ phải dành ra để đào tạo. Giao việc theo từng giai đoạn thay vì ảo tưởng rằng doanh số tương lai sẽ gánh được cam kết chi tiêu của ngày hôm nay.
  • Thông tin bảo mật. Chỉ chia sẻ những gì nhiệm vụ thực sự yêu cầu. Hướng dẫn về bí mật thương mại của WIPO mô tả việc giới hạn quyền truy cập, thỏa thuận bảo mật (NDA) và đào tạo là các biện pháp bổ trợ lẫn nhau. Bản thân thỏa thuận NDA không ngăn được hành vi đánh cắp hay bảo vệ mọi ý tưởng sản phẩm; hãy tìm kiếm tư vấn pháp lý thích hợp cho những mẫu thiết kế và hợp đồng nhạy cảm.
  • Sự can thiệp quá mức của người chủ. Thống nhất những quyết định nào nhân sự có thể tự đưa ra và những quyết định nào cần phê duyệt. Đánh giá sản phẩm so với bản yêu cầu, sau đó điều chỉnh lại quy trình thay vì âm thầm tự mình làm lại tất cả.

Tìm được người ăn ý cần có thời gian. Hãy lên kế hoạch bàn giao lại công việc hoặc chuyển giao nếu mối quan hệ hợp tác kết thúc, bao gồm tệp tin, các đầu việc dở dang và thu hồi quyền truy cập. Đó là thủ tục hành chính tẻ nhạt, nhưng thống nhất ngay từ đầu thì dễ dàng hơn rất nhiều.

Bạn nên dự trù chi trả bao nhiêu?

Hãy lấy báo giá cập nhật cho cùng một bản yêu cầu công việc. Một vai trò hành chính tổng quát, một nhiệm vụ quảng cáo chuyên sâu và một buổi chụp sản phẩm tại phim trường là những khoản chi hoàn toàn khác biệt. So sánh phạm vi, kinh nghiệm, địa điểm, thời gian làm việc và xem báo giá tính theo giờ, trọn gói hay phí định kỳ.

Lập ngân sách từ mức phí thỏa thuận hoặc số giờ dự kiến nhân với đơn giá, sau đó cộng thêm các khoản phí nền tảng, thuế, phần mềm, sản phẩm mẫu, vận chuyển, đi lại, phí chỉnh sửa cùng chi phí đào tạo hoặc rà soát nội bộ áp dụng. Hãy hỏi rõ những gì không bao gồm trong báo giá và cách phê duyệt khối lượng phát sinh. Đối với nhân viên chính thức, hãy tính cả chi phí lao động theo quy định của pháp luật sở tại.

Dùng nhiệm vụ đầu tiên để kiểm tra lại dự toán. Công việc có đạt tiêu chuẩn đã thỏa thuận không, bạn vẫn phải bỏ ra bao nhiêu thời gian của chính mình và nhiệm vụ tiếp theo sẽ tốn bao nhiêu chi phí? Số giờ bàn giao và số giờ thực tế bạn được giải phóng không phải lúc nào cũng bằng nhau.

Quản lý chuỗi cung ứng sản phẩm và nhà cung cấp

Khi công việc tìm nguồn hàng trở nên phức tạp hơn, hãy cân nhắc thuê chuyên gia hỗ trợ tìm kiếm nhà cung cấp, theo dõi mẫu thử, kiểm hàng, lịch sản xuất và điều phối lô hàng. Đây có thể là một nhiệm vụ tách biệt hoàn toàn khỏi việc quản lý tài khoản Amazon của bạn.

  • Cung cấp cho nhân sự tài liệu thông số kỹ thuật sản phẩm bằng văn bản, mẫu đã duyệt và các tiêu chí chất lượng đo lường được.
  • Thống nhất những nhà máy hoặc đại lý nào họ sẽ liên hệ, cách thẩm định và cách công khai các khoản hoa hồng hay xung đột lợi ích nếu có.
  • Quyết định các đợt kiểm tra và thử nghiệm nào mà sản phẩm cũng như đơn hàng bắt buộc phải có, cùng với việc ai là người kiểm tra kết quả trước khi thanh toán hoặc xuất xưởng.
  • Yêu cầu thời gian sản xuất (lead time) thực tế, các cập nhật về tiến độ sản xuất và phương án ứng phó khi chậm trễ. Cân nhắc nhà cung cấp thay thế khi hợp lý về mặt kinh tế; việc thẩm định một đối tác mới cũng tốn không ít công sức.
  • Trao đổi kỹ quyền sở hữu thiết kế và khuôn mẫu (tooling), tính bảo mật và quyền độc quyền với các chuyên gia có thẩm quyền trước khi dựa vào các điều khoản đó. Rà soát nhu cầu bảo hộ sở hữu trí tuệ tại cả thị trường sản xuất lẫn thị trường tiêu thụ.

Bạn không nhất thiết phải sở hữu nhà xưởng, thuê cả một đội ngũ tại Trung Quốc hay chạm mốc doanh thu tám chữ số mới cần sắp xếp sự hỗ trợ này. Hãy cân đối với mức độ rủi ro của sản phẩm, giá trị đơn hàng và khối lượng công việc. Cẩm nang tìm nguồn hàng tại hội chợ thương mại của chúng tôi bao gồm các câu hỏi thực tế cho nhà cung cấp và danh sách kiểm tra tiếp theo.

Cấp đúng quyền truy cập cho đúng người

Hoàn tất quá trình bàn giao bằng việc thiết lập phân quyền tài khoản. US Seller Central quy định rằng việc thiết lập và quản lý quyền người dùng yêu cầu phải có gói bán hàng Chuyên nghiệp (Professional selling plan). Đội ngũ nội bộ và nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài sẽ sử dụng các hình thức cấp quyền khác nhau:

Giữ bảo mật thông tin đăng nhập chính của bạn, chỉ cấp quyền truy cập tối thiểu cần thiết và rà soát lại khi trách nhiệm công việc thay đổi. Đừng đinh ninh rằng việc thêm một người dùng thông thường sẽ tự động ẩn thông tin ngân hàng hoặc nhà cung cấp. Hãy kiểm tra kỹ các quyền hạn cũng như thông tin mà bạn chia sẻ ngoài Seller Central.

Mục đích sau cùng là chuyển giao công việc trong tầm kiểm soát. Hãy chọn một tác vụ, thống nhất kết quả đầu ra, đào tạo nhân sự và đánh giá lần bàn giao đầu tiên. Khi mọi thứ trơn tru, hãy quyết định việc tiếp theo cần chuyển giao. Một sự sắp xếp nhỏ gọn nhưng đáng tin cậy là đủ để tạo dư địa cho giai đoạn phát triển tiếp theo của doanh nghiệp.